Festarit.org julkaisi Tapahtumajärjestämisen oppaan

07.04.2010 09:15

Musiikkitapahtumien erikoissivusto festarit.org on julkaissut tapahtumajärjestämistä koskevan oppaan. Nimellä ”Non-profit-kulttuuritapahtuman tuottajan opas” kulkeva sähköinen kirja kattaa kaikki tapahtumajärjestämiseen olennaiset osa-alueet aina projektijohtamisesta markkinointiin. Uunituore opas on seitsemän HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon matkailun yksikön opiskelijan käsialaa. Se pohjautuu The Winterfest 2009-tapahtumaan, joka toteutettiin oppaan kirjoittajien toimesta yhteistyössä Pomy ry:n ja Speed Promotion & Agency:n kanssa 6.-7.2.2009.

Teorian ja käytännön informaatio tapahtumajärjestämisestä on nykyisin pirstaleinen Internetin ja teemakirjallisuuden saralla. Omat erehdykset ja opitut käytännön asiat olivat toinen syy, miksi opasta alun perin ryhdyttiin tekemään. Opasta on helppo lukea, koska se on paitsi linkitetty yksinkertaisen selkeästi myös kirjoitettu vähemmän akateemisella otteella. Johtavana teemana on nimenomaan The Winterfest-tapahtuman tiimoilta koetut asiat. Miten sponsoreita metsästetään? Miten tiedotus kannattaa hoitaa? Miten käytännön asiat hoidetaan kun tapahtuman toteutus on käsillä? Tarkoituksena on ollut, että monista eri lähteistä kasatun teoreettisen materiaalin kylkeen on liitetty täysin uutta tekstiä eletystä elämästä tapahtumien maailmasta. Omaa tapahtumaansa ensimmäistä kertaa järjestävälle taholle opas antaa kompaktin paketin täynnä käytännön faktaa avaten tapahtumajärjestämisen salat niin selkeänä kuin vain suinkin mahdollista.

The Winterfest-tapahtuma toi ensimmäisen todellisen kevyen musiikin festivaalin Porvooseen. Ajankohdaksi valikoitui helmikuun ensimmäinen viikonloppu, koska tuolloin tapahtumakentällä oli vähiten kilpailevia tapahtumia. Tapahtumapaikkana toimi Taidetehdas, joka on tullut tutuksi Suomen kansalle ennen kaikkea lukuisia kertoja järjestetystä Avanti-tapahtumasta. Kaksipäiväinen musiikkitapahtuma profiloitui genrejen osalta ensimmäisenä iltana rokkiin ja toisena selkeästi enemmän hip hopiin. Artistikattaukseen kuuluivat mm. , , ja . Winterfest onnistui järjestelyiltään erinomaisesti ja keräsi kiitosta niin yleisöltä kuin esiintyneiltä artisteilta. Toistaiseksi Itä-Uudenmaan markkinoiduin musiikkitapahtuma ei saanut jatkoa vuoden 2010 osalta ja sen tulevaisuus on avoinna.

Suomen tuorein tapahtumajärjestämisen opas todistaa omalta osaltaan, ettei uuden tapahtuman järjestäminen ole mahdotonta, kunhan pohjatyö ja motivaatio vain ovat alusta saakka aina toteutukseen saakka kunnossa. Mikäli oman tapahtuman järjestäminen kiinnostaa, kannattaa tutustua siihen liittyviin käytännön asioihin juurta jaksaen. Non-profit-kulttuuritapahtuman tuottajan oppaan tekijät toivottavat antoisia lukuhetkiä uuden tuotoksensa parissa.

Katso opas osoitteessa: http://www.festarit.org/opas/