Tiedotuspäällikkö avautuu

Käytän tekstissä The Winterfestistä nimitystä WF09 tai WF sen takia, koska en pidä sanasta Winterfest ja sen toistaminen on masentavaa. Koodien käyttö sen sijaan on hienoa. Lisähuomautuksena mainittakoon se, että käytän tiedotuspäällikön ja tiedottamisen asemesta muitakin niitä kuvaavia sanoja. En hämätäkseni vastustajaa, harmistuttaakseni viestinnän ammattilaisia ja puritaaneja, vaan tehdäkseni tekstistä paremmin luettavaa kaikille, joita aihe suinkin kiinnostaa.

“We have two ears and one mouth so that we can listen twice as much as we speak”  - Syntyjään orja, sittemmin filosofi Epictetus

Esilöpinä 

Monella lienee varmasti tässä vielä toistaiseksi vapaassa yhteiskunnassa painavaakin sanottavaa tiedottamisesta ja viestinnästä. Tapahtumanjärjestäjinä pitää itseään tuhansien ihmisten joukko näinkin pienessä tuhannen järven ja päihteen maassa. Tällä kertaa se olen minä, joka raottaa häkellyttävää tietopankkiaan tapahtumaviestinnän osalta ja mitä tahansa voi tapahtua, joten kannattaa olla varuillaan, ettei mene latte väärään kurkkuun. Maastamme löytyy vino pino tunnustettuja päälliköitä, jotka ovat kykeneväisiä latelemaan loisteliaan cv:n ynnä habituksensa turvin universaaleja totuuksiaan kirjallisten opuksien välityksellä. Näissä sivua kääntämällä aloittava tiedottaja löytää tien pelastukseen, mikäli henkilökohtainen luetun ymmärtäminen on kohtuullisella tasolla. Allekirjoittanut latelee omasta takaa kuolemaa halveksuen omanlaisiaan totuuksia suorittamistaan töppäyksistä ja pyrkii tuomaan esille sen, mitä käytäntö on opettanut. Nämä seikat olisivat kiinnostaneet aikoinaan itse minuakin, mutta kaikkea ei kirjoissa kerrota ja kaikkea niistä ei osaa lukea. 

Vastasin tiedotukseen, viestintään ja jos jonkinmoisen kirjoitetun sisällön tuottamisesta koskien Porvoon historian eniten markkinoitua musiikkitapahtumaa, WF09:ää. Herääkin kysymys, onko Suomen toiseksi vanhimmassa kaupungissa aiemmin markkinoitukaan mitään. Ykkössijan saavuttamista tämän suhteen ei voi liialti tuoda esille, koska tapahtuma oli kokeneiden ammattilaisjättiläisten sijaan kuitenkin tosiasiallisesti opiskelijoiden käsialaa. Pitäytyäkseni hämärissä metaforissa, kyseinen käsiala oli melkoisen laadukasta, vaikka tapahtumanjärjestämisen osalta opimme matkan varrella vasta kirjoittamaan. Ja kas näin allekirjoittanut onnistui kuin onnistuikin viemään tämän kappaleen sivuraiteille sen viime metreillä. Off topic-höntyilyn välttäminen onkin eräs tiedotuspäällikön arkkivihollisista, jonka pää on viisasta katkaista heti kohdattaessa. Mitä muuta tiedottamisesta vastaavan ei kannata tehdä? Miten todella onnistuin tiedottamisen päälliköimisessä koskien WF:ää? Mitä helvettiä ylipäätään edes tein, vai teinkö?

Tähän kappaleeseen tulisi perinteisen kouluprotokollan mukaan tiedottamisen ja viestinnän teoriaa, mikäli raapustaisin amk-raporttia aiheesta. Lukijan verenpaineen kohoamisen ja mielenkiinnon laskemisen vuoksi näin ei onneksi ole. Mikäli teoreettinen, muilta lainattu ja rahtusen verran itse muokattu jargon kiinnostaa, voi itse kukin tutustua allekirjoittaneen opinnäytetyöhön. Se on parasta A-luokkaa ja sisältää vain jokusen virheen. Kyseinen dokumentti käsittelee samoja teemoja kuin tämäkin kirjoitus, jonka merkittävänä etuna on tekstin vapaamuotoisuus ja se, että se on ihan kiva. Usko pois.

”Lukeminen kannattaa aina”  - Monien alojen mestari Jörn Donner

Lukemistoa topicin tiimoilta!

Kirjallisuutta on joka lähtöön hakusanalla viestintä. Kuka on kirjoittanut parhaan teoksen yleispätevien totuuksien tiimoilta? Jonkun mielestä Raamattu käsittää kaiken, mutten surmin suinkaan rohkene väittää, että seuraavat kirjat olisivat genrensä aatelia. Sattuivatpa vain tarttumaan kirjastossa käteeni ja löysin niistä jos jonkinmoista osviittaa epätietouttani vähentämään. Teorian soveltamisessa käytäntöön auttavat vaikkapa seuraavat opukset: Forssell & Laurilan Hyvät mediasuhteet, Ojasen Tiedota tehokkaasti – Opas mediasuhteisiin, Kurosen Yrityksen viestintä ja Juholinin Viestinnän vallankumous. Näistä oppaista selviävät tiedottamisen ja viestinnän tehtävät, syvempi tarkoitusperä ja näiden käsitteiden eroavaisuudet. Nämä kirjat ja vähintään niissä esiintyvät asiat kannattaa sisäistää ennen kuin ryhtyy savottansa läpivientiin konkreettisella tasolla. Lisäovia hifistelijöille avautuu vaikkapa Kuutin Journalistiikan sanastosta ja T. Kilven Blogit ja bloggaaminen-kirjasta. Sanomattakin on selvää, mutta silti se kerrottakoon, että sikäli kun netti on pystyssä, tarjoaa se ihan normaalisti ylenpalttisen tietotulvan asiasta kuin asiasta valppaille silmämunille. Laajahkon pohjatyön tekemisen tärkeydestä on pakko nostaa Pekka Töpöhäntä pöydälle. Kannattaa pitää mielessä, että yksi opus ei voi (Pasan ja Atpon Eniten vituttaa kaikki-kirjaa lukuun ottamatta) viestinviejän arkea juhlaksi muuttaa.

Pari sanaa sisäisestä tiedottamisesta ja tiedotussuunnitelmasta

Puretaanpa hiukkasen tiedotuksen käsitteitä alkajaisiksi. Koska ihminen on luonteeltaan tiedonhaluinen, murhanhimoinen ja lisääntymiseen tähtäävä olento, syntyi yrityksille jo varhain tarve välittää sulosointuisia säkeitä laillisista toimistaan. Viestintätoimenpiteiden siloteltuna kokonaisuutena tiedottaminen on osa markkinointia. Maalitauluja on kahdenlaisia, joista sisäinen johdonmukaisesti käsittää sisäisten toimijoiden (tiimi, mummo yms.) ajan tasalla pitämisen ja ulkoinen uutisten välittämistä (yhteisön, yrityksen yms. sisältä) ulkomaailmaan. Aluksi on loogisesti selvitettävä mitä halutaan viestiä. Kohderyhmät ja niiden motiivit ja välineistö (lehdet, savumerkit yms.), jolla saadaan parhaiten aikaan, on niin ikään oltava selvillä. Muuten hukka perii.

Kun WF:ää alun perin ryhdyttiin väsäämään keväällä 2008, maailma oli yhtä ja Porvoo sen ainoaa kunnollista tapahtumaa vailla. Rooleja jaettaessa festarityöryhmämme kesken minulle siunaantui tosiaan tiedottajan virka. Perusteeksi riitti se, että osaan kirjoittaa. Sisäinen ja ulkoinen viestintä pyörivät päässäni yhtä selkeästi kuin kossuvissy ja olin hiukan pulassa aprikoidessani kyseisen duunin kuvaa. Mediaseuranta, raportit, julkaisut, esitteet, sisäinen viestintä, mediaviestintä, lehdet… huh huh, lista oli pitkä ja sen huipensi heti ensi alkuun tehtävä tiedotussuunnitelma. 

Koko yhteisön toiminnan kattavan kokonaisuuden muodostavan tiedotussuunnitelman tekeminen on vähintäänkin haastavaa. Toisaalta, ken haasteista ei pidä, tuskin on lukenut tätäkään tekstiä kovin tarkasti. Masterplanin ei tarvitse olla massiivisen kokoinen. Yksinkertainen on kaunista ja käytännöllinen toimivuus ja selkeys ovat ykkösasioita. Siinä missä basso ja rummut rokkibändissä, aikataulut, vastuuhenkilöt ja tiedotusvälineet muodostavat tiedotussuunnitelman munat. Olemattomilla faktoilla spekulointi on turhuuksien rovio. Mikäli jokin asia on suunnitteluvaiheen alkajaisiksi hämärän peitossa, niin sitten se on. Asioiden edetessä ja viisauden ynnä tietouden karttuessa voidaan sitten lisäillä juttuja papereihin. Tavoitteeseen sitoutunut porukka kyllä seuraa suunnitelmaa. Suunnittelija pitää asiasta huolen vaikkapa projektipäällikön tukemana, tämän toimiessa jyrisevänä diktaattorina. Suunnitelman on pysyttävä kautta linjan kaikkea ennen toimivana, henkilöresurssit ja realiteetit huomioon ottaen. 

WF:n osalta kerran suurella sydämellä tehty suunnitelma riitti tyydyttämään allekirjoittaneen kunnianhimon asian tiimoilta täysin. Kommunikointi ryhmän sisällä hoidettiin palavereissa, tutuin ja turvallisin sähköpostein sekä loistavan messengerin kaoottisissa yleisen spekuloinnin ryhmäorgioissa. Siksi tehdystä suunnitelmasta tulikin varsinainen klassikko, koska sen tarve oli alhainen asioiden lutviutuessa itsestään. Kommunikointi ryhmän sisällä ja sen ulkopuolelle ei ollut läheskään aina mahdollisimman hyvin toimivaa. Tähän osaltaan vaikutti tiedotussuunnitelmankin informatiivinen vajavaisuus kuin myös se, että paperi sisälsi epämääräisiä ?-merkintöjä. Hämmentävää, mutta totta. Mitä kaikenlaisia pahuuksia voikaan tapahtua, kun tieto ei kulje edes organisaation sisällä? 

"Festareidemme tilaluvan eväämisestä johtuen räjäytämme huomenna tiistaina (23.6.2011) festivaalitoimistomme taivaan tuuliin. Tarpeettomaksi ajautuneen rakennuksen savuavalle kraaterille tuleva amfiteatteri on ainoa tapa pelastaa tapahtumamme toteutus käytännön tasolla. Panostus suoritetaan kello kuudelta ja heti perään tapahtuvaa toimenpidettä ei valvo kukaan. Älkää saapuko työmaalle ja pitäkää rentoutumisen täyttämää vapaata, sillä kahden viikon raksa-talkoot odottavat jokaista työntekijää asemaa ja habitusta katsomatta. Mikään edellä mainitusta EI koske johtaja Puukkolaa"

terveisin 
Sinikka Schweinsteiger
tiedotuspäällikkö

Niinpä niin. Onkin erittäin kannattavaa siis paneutua tiedotussuunnitelmaan pintaa syvemmälle, jotta siitä tulisi toimiva työkalu ja minkä tahansa projektin moninaisten osa-alueiden onnistumisen tae. Totuus on kuitenkin se, ettei ilman kunnollista tiedotussuunnitelmaa kannata lähteä teutaroimaan tapahtumanjärjestämisen tantereille. Siellä tulee muutoin turpaan ja vasta jälkikäteen sen huomaat.

Kolmeen osaan pilkottu tiedotussuunnitelma, josta seuraavat asiat AINAKIN ilmenevät: Kohderyhmä, Asia, Toimintatapa, Ajankohta, Vastuuhenkilö(t)

1. Sisäinen markkinointi / tiedottaminen -> työryhmä + kaikki sen symbioosit
2. Julkisuus / ulkoinen tiedottaminen -> media, asiakkaat 
3. Osallistujille tiedottaminen -> esiintyjät, kutsuvieraat, lehdistö

Ulkopuolelle suuntautuva tiedotus

Miten viestin tapahtumasta ulkomaailmaan? Markkinointikoneiston osana painoarvo julkisuuden maksimoinnilla on jättiläismäinen. Jälkikäteen olen palannut tämän kysymyksen äärelle useasti, katsonut peiliin ja esittänyt wtf-kysymystä itselleni. WF:n budjetin sallimiin rajoihin soveltuivat lehdet, omat nettisivut, nettifoorumit, muuan Facebook ja puskaradio, ihan normaalisti. Twitter teki tuolloin vasta tuloaan, tai niin minä ainakin kuvittelin asian olevan. 

Miten lehtien lähestyminen eroaa äsken mainituista? Vastaus liittyy kirjoittamisen sävyyn ja tiettyihin journalistiikan lainalaisuuksiin ja sääntöihin. Vanhan liiton tiedotustoiminnan selkärangan muodostavat lehdistötiedotteet ovat kuitenkin asiallisia isolla A:lla. Bisneshenkisissä kouluissa niitä harjoitellaan jonkun verran viestinnän opintojen lomassa. Eivät turhaan vanhat ketut vähän väliä elämänpolun varrella väitä, että jotkut tiedot ja taidot saattavat nousta arvoon arvaamattomaan, vaikkei niitä juuri jollakin palavalla sekunnilla heti tarvitsisikaan. Allekirjoittanut joutui selvittämään uudemman kerran juurta jaksaen lehdistötiedotteeseen liittyvät kommervenkit. Kannattaa siis kenties kahdesti harkita, pelaako ammattikorkeakoulun tms. opinahjon luennoilla Trivial Pursuitia tai muita mobiilipelejä. WF:ssä oli kuitenkin tosi kyseessä ja se oli proggiksena aivan toista maata, kuin mihin oli aiemmin elämässään tottunut. Hommassa liikkui kuitenkin ihan vallan oikesti hilloa, kunniaa, talvisodan henkeä, tunteita ja ennen kaikkea ystäviä, joiden kanssa sitä duunattiin. En vielä tässä vaiheessa huvikseni halunnut joutua alimpaan helvettiin mädäntymään.

Tiedote lehdistölle!!!

Kiitettävän lehdistötiedotteen pääprinsiippejä ovat ennen kaikkea asiallisuus ja yliampumisen välttely. Verbaalisesti lahjakas sortuu herkästi melkoiseen ilotulitukseen, mutta se ei todellakaan ole homman pointti. Mikä ehkä vielä pahempaa, se ei oikeasti kiinnosta ketään. Mummo saattaa kehaista, että onpa komeata tekstiä kivalla kuvapinnalla, mutta näitä ylistyssanoja olet kuullut mummulassa jo pienestä pitäen täysin huolimatta effortiesi laadusta. Uutisen kirjoittamisen tapaan tiedotteesta on löydyttävä vailla kapulakieltä vastauksia seuraaviin kiperiin kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi ja ketkä niin, että tärkein tulee totuttuun tapaan aivan heti kärkeen. Tiedote on niin ikään hyvä tehdä mahdollisimman valmiiksi, koska median kätyrithän ovat yhtä laiskoja kuin kuka tahansa meistä. Haluaisitko itse toimittajana moitteettoman tiedoteliuskan, jonka voisi leikata ja liittää kutakuinkin sellaisenaan varsinaiseksi mediajulkaisuksi asti? Kyllä haluaisit. Jos tiedotteessa on perusasioiden osalta enemmän kysymyksiä kuin vastauksia se on yhtä tyhjän kanssa, ellei se tule maapallon ulkopuolelta. Viimeisenä perus basics-asiana tulee mieleen se, että Arvi Lindmäinen uskottavuushan heltiää, kun vielä muistaa tarkastuttaa tekstinsä totuudenperäisyyden sekä kieliopillisen virheettömyyden itsensä lisäksi vaikka riippumattomalta neiti x:ltä. Kirjotus virheet on tosipahasta.

Sinulla on siis nyt edellisten teesien valossa tehty sivun mittainen tiedote. Julkaisupäivämäärän määrittelevällä embargolla suojattu tiedote siitä, kuinka olet saanut Rage against the Machinen esiintymään maailman historian uskomattomimpaan tapahtumaasi. Toki tiedote voi olla vajaan sivunkin. Riippuu ihan siitä, kysyykö keikkapromoottorilta vai poliitikolta. Jälkimmäiseltä ei kannata kysyä mitään. On aika saada näkyvyyttä. Suhteilla voi saada käsiinsä jonkun muun omistaman mediakortin, josta löytyy jo valmiiksi kymmenittäin yhteystietoja eri medioiden edustajiin. Näin oli WF:nkin osalta, saadessani toimeksiantajalta olennaiset nimet musiikkilehdistä valtamedioihin kattavan Schindlerin listan. Tämä helpottaa huomattavasti tehtävää, mutta aloittelevan tiedottajan täytyy monesti tutkia itse lehdet lävitse ja muistaa, etteivät sähköpostit tee autuaaksi. Vaikka sinulla on hyvä tiedote, jota levität sähköisesti postittamalla, se ei saa välttämättä toivottua vastakaikua tai johda Helsingin Sanomien kulttuurisivuille miljoonien silmäparien ihmetykseksi. Onko HS edes se media, jolla tavoitat tapahtumasi kohderyhmän, vai onko se sittenkin Jallu? Kannattaa siis tarkoin miettiä, mihin suuntaa tiedotteidensa tsunamin. Kohderyhmäajattelu ja segmentointi, ah! termejä mahtavia. Viimeinen tiedotteen sisältöä koskeva ohje on yhtä tärkeä kuin kaikki Jack Bauerin antamat ohjeet, eli elintärkeä: tiedotteen loppuun on laitettava lisätietoja antaa-kohta yhteystietoineen päivineen. Se voi olla kuka vain, kunhan kyseisillä tiedoilla tavoittaa asioista perillä olevan tahon. Työryhmäsi muilla jäsenillä on todennäköisesti järkevämpääkin tekemistä kuin vastata kirjoituksiesi pohjalta tuleviin kyselyihin, joten kannattaa ihan vallan sisäistää asiat, joista kirjoittaa. Varman päälle kannattaa kuitenkin pelata. 

”Jos haluat tietää, mitä yrityksessä todella tapahtuu, älä soita ainakaan tiedottajalle”  - Suomen Kuvalehden toimituspäällikkö P. Ervasti

Markkinointi & Mainonnasta soitettiin meikäläiselle jokusia päiviä ennen tapahtumaa ja siinä olisi pitänyt puhelimen välityksellä selvittää mistä tapahtumassamme oli kyse.Tiedostin, että nyt oli tärkeä asia meneillään ja olin täysin kujalla, vaikka kaikissa ulos lähteneissä tiedotteissa oli lisätietoja antaa-kohdan alla omat tietoni. Ohjasin puhelun tyylikkäästi projektipäälliköllemme, joka hoiti homman kotiin. Sittemmin toisaalta tuli huomattua, että MarMai:n nettisivuilla komeili kaikesta huolimatta otteita tiedotteistani uutisen muotoon käärittynä.

Itselleni tuli yllätyksenä löytää oma tiedote kokonaisuudessaan SUE:n nettisivuilta, koska elin siinä luulossa, että ottavat yhteyttä, mikäli tulevat tekeleen julkaisemaan. Hienoltahan se kuitenkin tuntui, vaikka jutun muokkaamisen jälkeinen tarkastus oli näin ollen deletoitu mahdollisuus. Voihan sellaistakin toki esittää vaadittavaksi, mutta se tuskin ajaa uuden pienen tapahtuman etua. En jaksa uskoa, että Glastonburyn festareiden tiedottaja ei tarkista lehtiin meneviä juttujaan. Miljoonabisnes on kuitenkin aina miljoonabisnestä. Sähköpostilla lähetettävä tiedote hukkuu muuten sitten helposti sen vastaanottavan tahon, mahdollisen huipputoimittajan sähköpostitulvaan ja mikäli se ei tule välittömästi luetuksi, vajoaa se helposti unholaan. Ilmiö on havaittavissa jo koulujen sähköposteissa ja voi vain kuvitella minkälaista touhu on isoissa mediataloissa. Mikä siis avuksi? Sähköpostista ei kannata suotta unohtaa otsikkoa, koska silloin tiedote saattaa mennä automaattisesti spammiksi. Liitteeksi ei kannata myöskään laittaa mitään, koska joissakin mediataloissa moisten arveluttavien dokumenttien availu on laittomaksi luokiteltua toimintaa. Jos tuntuu siltä, että kaikki aiemmin mainitut seikat ovat kunnossa, mutta medianäkyvyyttä kaiholla silti odottelet, älä suotta nakerra varpaankynsiäsi kahtia, vaan tue puhelinoperaattorien toimintaa. Puhuminen voi olla halpaa verrattuna sen aikaan saamaan mahdolliseen hyötyyn – tiedotteen, uutisen ynnä muuta sellaista julkaisuun jossakin mediassa. Itsehän en liiemmälti soitellut tiedotteiden perään, vaikka alusta saakka näin olisi pitänyt toimia. Tapahtuman lähestyessä uhkaavasti, oli tartuttava luuriin ja otettava koodia lehtiin. Ettettekö haluaisi kirjoittaa juttua WF:stä? Vastaukseksi tuli ironisesti: Lähetä tiedote.

“Mistakes are the portals of discovery.”  - Kirjailija James Joyce

Mediavakoilu

Markkinointiosaston jehujen on helppo esittää omien mainosten rahallinen arvo, mutta entä mikä on viestinnän painoarvo ja merkitys? Toimituksellinen sisältö on aina arvokkaampaa kuin mainokset. Kyllä jokainen lukee mieluummin jutun lapsia syövästä ufolla liikkuvasta jurrisesta Juhan Af Granista, mainosta, olkoonkin visuaalisesti kuinka hieno tahansa, mieluummin, jos se kertoo järjestettävästä tapahtumastanne! Mainostila-arvon suhde läpimenneisiin juttuihin on eräs viestinnän tehokkuutta viheliäisen hyvin mittaavista indikaattoreista. Suomeksi tämä tarkoittaa hillomäärää, jonka joutuisi pulittamaan, jos lehdistön ystävällisesti julkaisemat artikkelit olisi ostettu. AVE eli advertising value equivalent, mainosarvon vastine. Kas siinä knoppitieto-termi pätemisen tarpeessa oleville. Muitakin menetelmiä löytyy kosolti, kuten vaikkapa prosentuaalinen laskutoimitus WF09:n osuudesta kaikesta musiikkitapahtumiin kohdistuvasta julkisuudesta. AVE oli porvoolaisittain ilmaistuna helt okej ja sitä tuli pöyristyttävä summa, eli enemmän kuin ansiopalkkaa Diilin Jethrolle toissa vuonna. Muut indikaattorit eivät tapahtumaa mairitelleet, huolimatta siitä, että suuri ja mahtava Markkinointi & Mainonta toden totta julkaisi tiedotteeni nettisivuillaan hiukan ennen tapahtumaa. Tämän seikan arvo: PRICELESS.

WF-tapahtuman kohderyhmän muodostivat nuorina itseään pitävät populaarimusiikin ystävät ja skaalahan oli hulppeasti orgaanisesta hipeti hopetista kitaran hakkaamiseen. Tutkailin muiden festareiden sivustoja ja huomasin, että tylsän mälsää tekstiä ovat useimmat pullollaan ja artistiesittelytkin lainattua copy paste-kamaa. Ei käytetä sitä arveluttavaa kopioi ja liimaa-humpuukia, vaan ihan rohkeasti uutta tekstiä kehiin! Erityismaininta lähtee tässä kohtaa mielikuvituksettomuuden vastaisista toimista kotisivujen sisällön tiimoilta kahdelle tapahtumalle: Vuokatin Pipefestille ja Kotkan Dard River Festivalille. Menkää näiden tapahtumien sivuille ja itse tapahtumiinkin. Antakaa myöskin 100 tonnia minulle käteen, niin voitte tulla uuteen WF-tapahtumaankin. Uuden bändiesittely-tekstin kynäilemisen jälkeen on kohteliasta muistaa tarkastuttaa kyseiset läpät ja mahdolliset kuvat itse bändiltä tai sen edustajalta levy-yhtiön puolelta. Useimmiten jälkimmäinen hoitaa neuvotteluita, joita itse jouduin käymään kerran. Lapkon pojat kun kertoivat tulevansa Harjavallasta, ei Harjavallalta. 

Vielä 24.11.2009 Salkkareiden alkamisaikaan WF:llä oli ikiomat vähintään visuaalisesti kilpailukykyisyydessään vertailukelpoiset nettisivut, joiden vierailijalaskurin seuraaminen oli rakas harrastus. Oli varsin hieno tilanne ymmärtää se, että mitä enemmän sivuilla on tekstiä sitä paremmin porukka sinne googlettamallakin löytää. Välihuomautuksena mainittakoon, ettei mihinkään varsinaiseen google-mainontaan ollut rahkeita ryhtyä, koska kukaan festariporukasta ei valitettavasti raaputtanutkaan jättipottia luontoarvasta. Ei siinä, että moinen mainonta olisi pirun kallista, mutta opiskelijoiden rahat hupenevat viinaan tässä yhteiskunnassa. Hyvinhän ihmiset löysivät upouuden WF:n kotiin alkutakeltelun jälkeen. Tokkopa moni äkkiseltään ymmärtää googlettaa neitsyt-tapahtumaa varsinkaan, kun nimikaimojen saamat osumahaut johtavat toiselle puolelle maailmaa ja kierojen savolaisten menneisyyteen. Alun alkaen sivustojen kohdalla lyhykäisyydessään kävi niin, että toimeksiantaja kävi käärmeenkielikauppaa herra x:n kanssa ja niin pamahti ilmoille winterfest.fi-sivusto. Tyyliltään epä-Arto Nybergmäiset festarisivustot rohkaisivat meikäläistä muokkaamaan WF:n oman saitin täysin sellaiseksi kuin itse halusin eli luovan hulluksi. Tässä kohtaa tuli siis esille tiedotuspäällikön vastuullisuus brändin rakentamisessa. On syytä muistaa, ettemme olleet kuitenkaan tekemässä ihmisten hädällä mässäilevää 4D-dokumenttia, vaan piristämässä Itä-Uudenmaan vähäisen tapahtumatarjonnan takia viihteelliseen aliravitsemukseen ajautuneita kansalaisia. Vamos!

Internetin salakavala maailma

Mitä nettisivuihin vielä tulee, kannattaa niihin omistaa tosiaan nuo lainmukaiset oikeudet. Tietotaitoa binäärilukujonojen säätämiseen on myöskin suotavaa löytyä, koska täten saavuttaa luonnollisesti vapauden. Muussa tapauksessa saattaa tuntua olevansa grillivarras, vailla mahdollisuuksia vaikuttaa asioiden kulkuun. WF:n sivut piti alun perin olla kolmella kielellä ja blogini piti olla kommentoitavissa. Vieraskirjakin tuli jälkijunassa. Näin voi käydä, kun ei ole itse puikoissa. Tämmöisiä pieniä seikkojahan nämä, mutta kyllä toden totta vituttavat aina kaikista eniten. Varsinkin meikäläistä. Ensimmäistä kertaa järjestetty WF-tapahtuma kokonaisuudessaan oli luonnollisesti koko työryhmälle suuri haaste ja tiedotteiden tekeminen ja muokkailu tilanteiden vaihtuessa milloin mistäkin asiasta aikaan sai vuoristoratamaisia fiiliksiä. Tästä loogisena aasin siltana nostan esille pitkäpinnaisuuden tarpeen. Suuremmilla organisaatioilla on kokonaisia viestintäyksikköjä, joissa useat AMMATTILAISET pohtivat viestintään liittyviä agendoja. Pienemmällä porukalla viestimisen jääminen yhdelle ihmiselle saattaa kuulostaa varsin kuumottavalta, mutta ei se meikäläistäkään saanut kohtuuttoman epätoivon partaalle.

Palatakseni blogeihin, niitähän pursuaa netissä hullun lailla. Ne ovat olleet kiinteä osa markkinointia ja jopa yhteiskunnallista keskustelua rapakon takana Jenkkilässä, julkimobloggaajien paratiisissa. Arvostus ja merkityksellisyys kasvanee täällä pohjolassakin pian sfääreihin. Musiikkifestivaalien sivuilla blogeja ei näe, paitsi WF:n. Katsoin parahiksi, ettei yhdestä uudesta tiedonlähteestä ja vuorovaikutteisesta kanavasta voi olla haittaa, päinvastoin. Melkoinen osuus blogeista jää varsin pienelle huomiolle. Ken sortuu populismiin, ken okkultismiin. Kannattaa kaikesta huolimatta erottua joko tyylillisesti tai tyylittömyydellä, mikä toki on tyyli sekin. Tapahtumamme mediayhteistyökumppanit eivät syystä tai toisesta lämmenneet ajatukselle siitä, että olisin kirjoittanut viikoittaista blogia musafestareiden väsäämisestä ja siihen liittyvistä sielunmaailman tuntemuksista. Harmillista, koska tällä näkyvyydellä olisi saatu aikaan valtaisia mullistuksia, mikä olisi heijastunut kyllä itse tapahtuman kävijämääriin asti. Vielä harmillisempaa näiden medioiden kannalta on se, että menettivät mahdollisuuden saada profiiliaan tuoreemmaksi ja nuoremmaksi vähintään puoleksi vuoden ajaksi. Jotta blogeista saa kaiken mahdollisen hyödyn, on niitä voitava paitsi kommentoida myös suotavaa tarjota lehtiin ja joka tuuttiin vakuuttamalla asioista päättävät niiden ainutlaatuisuudella. Rohkea rokan syö-mies voittaa tällä alalla aina.  

”Jos tapahtumasi näkyvyys mediassa on heikommanpuoleista, se ei todennäköisesti johdu geeneistä, paskasta säkästä, predestinaatiosta tai vihollisen juonitteluista” suurvisiiri T. O. Hauhia

Lehtien, nettisivujen, juttujen, blogien ja muun diibadaaban lisäksi mediaseurantaa voi tehdä kätevästi myös erinäisillä forumeilla. Vissyn vuodatukseen ei ole syytä, koska tästä saatu hyöty on melko pientä verrattuna aiemmin mainittuihin. 10 erikokoista ja isoa forumia oli näpeissäni City-lehdestä Basson viidakkorumpuun kun WF:n koneistoa masinoitiin. Kohderyhmäajattelua (WF=nuoret kevyen musiikin diggarit) sovellettiin tässäkin kohtaa. Niissä saatu huomion vähyys perustuu joko kolmeen seikkaan tai jokaiseen niistä. 

1. Forumeilla esiintyvä materiaali on wikipediaakin epäluotettavampi ja siksi monet painavat sen villaisella 
2. Uusi epäilyttävä pyrkyrinaama mainostaa tapahtumaa -> v****ilua
3. City-lehti ja monet pienemmät ug-piirien forumit eivät sisältäneet paikallisia käyttäjiä 
4. Forumeille kirjoittaneella kynäilijällä on 500 grammaa aladobia korvien välissä. 

Uskon vakaasti, että kohdat yksi ja kaksi olivat ratkaisevat. Hauska juttu oli sekin, että WF oli ennen the happeningia Rumban forumin musiikkiosaston luetuin topic, muttei se näkynyt nettisivujemme kävijämäärää Echelonin tavoin tirkistelevässä vakoiluohjelmassa millään muotoa. Forumeille voi ja toki kannattaa kirjoitella, mikäli haluaa maksimoida kaiken julkisuuden, muttei niiden varaan voi mitään laskea, koskaan. City:n keskustelupalstan tapahtumat-topicissa kyseltiin mm. lähinnä metrilakun perään. Forumien asiakirjoittajat, päälliköt ja poliisit ovat olleet iät ja ajat kirjautuneena heitä lähellä oleviin palstoihin. Jos jollakin forumilla keltanokka ryhtyy huutelemaan markkinointimielessä jostakin tapahtumasta, joka on vieläpä vaarallisen lähellä Pääkaupunkiseutua, sitä pidetään tietenkin merkityksettömänä mölinänä. Kummallisena poikkeuksena pitänee kaikesta huolimatta mainita Imperiumi.net, metallimedian mahti. Tällä forumilla en tapahtumaa markkinoinut, koska sehän ei tietääksemme sisältänyt metallia. Sen sijaan Lahden Frostbitessa, niin ikään ensikertalainen tapahtumakentällä, metalli soi. Koska olivat kyseisten kekkereiden järjestäjät valinneet kalenterista samat päivät kuin meidän tapahtumamme ja halusimme minimoida potentiaalisten asiakkaiden hävikin, teimme heidän kanssaan markkinointiyhteistyötä. Julisteissa muistaakseni näyimmekin, mutta mediassa noin muuten mm. Ilta-lehden sivujen uutiskynnys ylittyi vain Lahden tapahtuman osalta sivuuttaen kylmästi meikäläisten oman. Yhteistyö kantoikin hedelmää WF:n kannalta vasta molempien festareiden jälkeen. Frostbitesta tuli tapahtumien Titanic ja Imperiumi-forumin kautta WF:n nettisivujen kävijämäärä kasvoi 1000%. Skandaalinkatkuista, mutta totta.

Jos markkinointirahoitus on vain muutaman oravannahkan kokoluokkaa, facebook saattaa nousta arvoon arvaamattomaan. Hifistelijät nostaisivat tässä vaiheessa esiin niin ikään ilmaisen Twitterin naamakirjan rinnalle. Twitterin merkitys markkinoinnissa ja tiedottamisessa on kasvamaan päin ja kultavuodet vasta tulossa. Ehkä saat 100 000 Twitter-nistiä seuraamaan toimiasi, mikäli järjestät ensi kesänä Euroopan isoimman musiikkitapahtuman Suursaaressa. Kyseistä tapahtumaa ja Twitterin todellista esiinmarssia odotellessa faktana pysyy se, että Facebook on sosiaalisen median valtias. Etuja on monia, kuten kaikki varmasti tietävät. Sieltä toisaalta näkee ainakin lähetettäessä, että kuinka monelle infoa siirtyy. Eri asia kuinka moni lukee. Tapahtumaa vaan pystyyn ja ruuhkauttamaan ihmisten postilaatikoita, jos siltä tuntuu. Mikäli forumien läpät voidaan painaa villaisella, niin kyllä tämänkin sosiaalisen median painoarvoa on syytä kyseenalaistaa. On käytännössä havaittua, että on naurettavan helppoa ilmoittaa ottavansa osaa tapahtumaan, vaikka tosiasiassa jääkin kotiin syömään struudeleita. Facebookista ilmenevät tiedot ovatkin suuntaa antavia jo sen takia, ettei sen avulla lopulta tavoiteta lähellekään kaikkia haluamastasi kohderyhmästä. Toisaalta milläpä tavoittaisi?

Mitä opimmekaan tästä?

Ainakin sen opimme, että tiedotuspäällikön duuni tapahtumien osalta ilman totaalista perehtymistä ja jo olemassa olevaa tietotaitoa on haastava pähkinä. Alan koulutus ja alaa tuntevan mentorin läsnäolo helpottaa satavarmasti. Tehtävä ei ole tietenkään mahdoton, enkä halua sille pirun viittaa asettaakaan. Jos järjestit musiikkitapahtuman alle 50 tuhannen asukkaan suomenruotsalaisessa toiseksi vähiten kulttuuria maassamme tukevassa Helsingin etäisimmässä haamulähiössä ensimmäistä kertaa ja selvisit moitteitta kaikista tässä kirjoitelmassa mainituista asioista, nostan knalliani. Työrupeamasi ei ole ollut helppo ja kykenet mitä todennäköisimmin myös helposti levitoimaan. Läpät läppinä. Press officialin homma on kuitenkin antoisa ja kiinnostava. Huolimatta armottomasta itsekritiikistä, meni itse tapahtuma tiedotusta myöten ihan jees näin ensikertalaiseksi. Jälkikäteen sitä on totta kai tullut kaikenlaista mieleen ja mm. kaikki tämän yläpuolella olevat kappaleet. En lopultakaan olisi voinut ottaa vastuuta mistään muusta koskien WF:ää, että kai karmalla on ollut osuutta asiaan. Miksi? Duunikuva oli monivivahteinen ja taiteellisesti vapaa. Sitä se ei isoissa organisaatioissa todellakaan ole, mutta mikäli sinulla on oma tapahtuma ja luovaa hulluutta, käytä sitä. Jos kynäsi on terävä, tuo oma osaamisesi rohkeasti esille ja do your thang. Pidä silmät ja korvat auki pysyessäsi päkiöilläsi, koska muuten et ole valmis toimimaan, kun tarve sitä vaatii. Viimeistä edeltäväksi lauseeksi on laitettava jotakin latteaa, joten: Haastavinta tiedottamisessa, kuten elämässäkin, on se miten reagoimme tulevaan. Loppusanoiksi laitettakoon tähän yhteyteen osuvahkonpuoleinen lentävä, kaunis ja elämäntäyteinen lausahdus paljon maailmaa nähneeltä mestarilta:

”Ainoat asiat, joita elämässä tarvitaan, ovat tietämättömyys ja itseluottamus. Silloin menestys on taattu.” - Kirjailija Mark Twain