0
Lupa-asiat
Ilmoitus yleisötilaisuudesta
Tapahtumaa järjestettäessä on haettava tapahtuman laadusta riippuen yleisötilaisuuslupaa. Lupaan on sisällytettävä tarkat määritteet siitä mitä tapahtuma pitää sisällään, vierailijamäärä sekä mahdolliset turvallisuusuhat ja miten niihin varaudutaan.
”Kokoontumislaissa yleisötilaisuudella tarkoitetaan yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia, joita ei ole pidettävä yleisinä kokouksina. Jos tilaisuuteen osallistuminen edellyttää kutsua tai määrätyn yhteisön jäsenyyttä, sovelletaan yleisötilaisuutta koskevia säännöksiä, jollei osanottajien lukumäärän, tilaisuuden laadun tai muiden erityisten syiden perusteella tilaisuutta voida pitää yksityisenä.”
(http://www.intermin.fi/poliisi/home.nsf/pages/0E4B189F98D880DFC2256BC3002F2881?opendocument)
Ilmoitus yleisötilaisuudesta on jätettävä liitteineen viranomaisille vähintään 5 päivää ennen tapahtuman alkua. Ilmoituksen tarkoituksena on antaa viranomaisille selkeä kuva tapahtuneesta, jonka vuoksi viranomaisilla on myös 5 päivää mahdollista tutkia itse tapahtumaa, haastatella tapahtuman järjestäjää tai vaatia erillisiä muutoksia.
Ilmoitus yleisötilaisuudesta on välttämätöntä. Sitä vaatii Suomen laki ja se on tarkoitettu ensisijaisesti tiedotteeksi viranomaisille sekä oppaaksi tapahtumanjärjestäjälle. Jos tapahtuman suunnitelma on tarkoin raportoitu jo ilmoitusvaiheessa, voidaan ajoissa tehdä merkittäviä korjauksia. Kun itse aloin tapahtumaa järjestämään, oli omat paperini melkoisen sekaisin. Muistan, kun kyselin eri ihmisiltä sitä, millainen ”ilmoitus yleisötilaisuudesta” muka on, ja saatoin vielä omassa päässäni protestoida tämänkaltaista paperintaittelua. Itse ilmoitus sinänsä on helppo. Se on vaan ymmärrettävä käydä lävitse kohtakohdalta ja vaikka tulisi ilmoitusta tehdessä tunne, että jossain kohtaa voisi oikaista, niin totuus on se, että siinä ei oikaise viranomaisten kanssa, vaan siinä oikaisee omassa päässään, mikä ei tee tapahtumasta yhtään sen valmiimpaa.
1.Ilmoitus
a.Yleisötilaisuuden järjestämisestä
b.Yksityistilaisuudesta, jossa nautitaan alkoholia
Tämä kohta nyt melko peruskohta. Kun järjestetään festaria, niin ensimmäinen rastituskohta yläkulmassa koskee sitä millainen tapahtuma on kyseessä. Jo ensimmäinen kysymys, aloittaa viittauksen siitä millaisia ongelmia alkoholi voi aiheuttaa ja siksi se kiinnostaa viranomaisia saman tien. Mitä tässäkin voisi tehdä? Olen menossa tekemään ilmoitusta yleisötilaisuudesta ja yht’äkkiä huomaankin, että jo ensimmäinen kohta on vähän ongelmallinen. Tarjotaanhan meillä toki alkoholia, mutta ei se nyt mikään juoppoluola pitäisi olla. Sitten kun tietää jo ensisilmäyksestä, että voi miten paljon helpompaa olisi, jos nyt en mainitsekkaan tätä alkoholia. Sen nyt tietää, että mitä ongelmia siitä seuraisi, jos siihen temppuun päättäisi langeta. Kiltisti sitten rastia kohtaan [b] meidän tapauksessa.
Ilmoituskohta on erillinen rastittava kohta, missä merkitään näkyville tapahtuman luonne.
2.Järjestäjä
a.Henkilön / yhteisön tai ryhmän nimi
b.Henkilötunnus / Ly tunnus
c.Osoite
d.Postinumero ja postitoimipaikka
e.Puhelinyhteystiedot
Toisessa osiossa ilmoitetaan viranomaisille tapahtumanjärjestäjän nimi sekä yhteystiedot.
Tässä päästään vastuu kysymykseen. Kuka on se henkilö/taho, joka vastaa tästä kaikesta. Vastuu on aina ongelmallinen, kun isompi porukka on mukana järjestämässä tapahtumaa. Se, että itse vähän aikaa ihmettelen ja kaivan nenää, kunnes lopulta päätän kirjoittaa tähän omat tietoni, voisi pahimmillaan tarkoittaa lopun alkua. Mitä jos tapahtumassa jotain menisi pahasti pieleen? Viranomaiset/media ensimmäisenä kampesisivat esiin tämän kohdan ja siinä sitä ihmetellään, kun vastuussa koko myrskyssä on vain yksi ”duunari”. Yksittäisen festivaalin järjestäjän onkin hieman helpompaa tietää kuka on ja mitä tekee, mutta varsinkin jos ryhmä on taustalla, niin silloin on pidettävä kokous tai kaksi jo pelkästään aiheesta, kuka oikeasti vastaa ja mistä. Kenellä on todellinen vastuu taloudellisesti ja kenellä siitä, jos päitä alkaa putoamaan tapahtuman melskeessä.
3.Ohjelma, tilaisuuden laatu, esiintyjät jne.
Tässä osiossa ilmoitetaan lyhyesti minkä tyyppisestä tapahtumasta on kysymys ja nimetään artisteja. Tarvittaessa artistilistan sekä tapahtuman luonneanalyysin voi tehdä erilliseksi liitteeksi, joka luovutetaan ilmoituksen yhteydessä.
4.Aika ja paikka
a.Päivämäärä
b.Alkaa klo – Loppuu klo
c.Pääsy. tai muu maksu
d.Arvioitu yleisömäärä
e.Alaikäraja
f.Järjestämispaikka
g.Omistajan / haltijan suostumus (kyllä, ei)
h.Osoite
i.Onko paikka yleinen kokoontumistila (kyllä, ei)
j.Onko tilapäisiä rakennelmia (kyllä, ei)
Tämä osio on tapahtuman kannalta tärkeä. Siinä annetaan selkeät informaatiot tapahtuman ajankohdasta, tapahtumapaikasta sekä luodaan lyhyt kuvaus siitä minkälaisia seikkoja tapahtuma pitää sisällään. Tilapäiset rakennelman, kuten esimerkiksi lavarakenteet ovat aina oma turvallisuusriskinsä ja siksi hyvä olla myös viranomaisten tiedossa. Kiinteistön omistajan vuokrasopimus on oltava ilmoituksen liitteenä.
Tätä kohtaa kirjoittaessa on jälleen pysähdyttävä miettimään. On totta, että kun tapahtumaa järjestetään, niin asiat muuttuvat silmänräpäyksessä. Niin myös tapahtuman luonne. Varsinainen ongelmakohta on ”arvioitu yleisömäärä”. Ongelmaksi se nousee jo sen takia, että jokaisella tapahtumapaikalla on viranomaisten/kiinteistön vaatima enimmäisyleisömäärä, jota ei saa ylittää (muuten kuin poikkeustapauksissa). Jos tapahtumapaikan yleisökapasiteetti on 900 ihmistä, niin se on 900 ihmistä. Silloin ei voida myydä lippuja yhtään sen enempään. Tästäkin ollut paljon keskustelua, kuten esim. erillisissä klubeissa. Näissä tapauksissa puhutaan poikkeusluvista. Jos tapahtumaa on järjestetty samalla paikalla ennenkin, niin paloviranomaisilta voidaan hakea poikkeuslupaa, jos pystytään osoittamaan turvallisuus alueella. Uuden tapahtumanjärjestäjän ei ole mitään toivoakaan poikkeusluvan hakemiseen ja mielestäni se on aivan oikein. Palataan asiaan seuraavalla festarilla, kun tiedostetaan tapahtuman riskit hieman paremmin.
5.Alkoholi
a.Kielletäänkö alkoholin hallussapito (kyllä, ei)
b.Onko järjestämispaikan yhteydessä muu kuin järjestäjän anniskelupaikka, joka avoinna tilaisuuden aikana (kyllä, ei)
c.Hakeeko järjestäjä anniskeluoikeuksia (STTV:ltä, LH.lta)
i.STTV = Sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskus
ii.LH = Lääninhallitus
Jos tapahtuman järjestäjät itse päättävät myydä tapahtuman aikana jonkin panimon alkoholeja on heidän erikseen hankittava lupa tätä varten. Lupahakemukseen on sisällytettävä alkoholinmyymiseen tarvittavat asiakirjat sekä tapahtumanjärjestäjän on varmistauduttava, että tuotteiden säilöntä ja käsittely on asianmukaista ja myyjillä on anniskeluun oikeutetut luvat. Usein tapahtuman aikana alkoholin myynti ulkoistetaan erilliselle toimijalle, joka itse hakee myyntiä varten lupa-asiat kuntoon. Tämä voidaan varmistaa kirjallisella sopimuksella myyjän kanssa, johon on sisällytetty myyjältä vaadittavat seikat.
Tämä on nyt se mörkö alkoholi-kohta, josta jo aikaisemmin mainitsin. Lupa alkoholin myymiseen on Suomessa noussut arvoon arvaamattomaan, eikä ole yhtään kummaa, että kokonaisia ravintoloita on jouduttu sulkemaan lupien puuttumisten takia. Sen takia tämä kohta on järjestäjän otettava tosissaan. Ensin järjestetään suurella vaivalla jotain ”ennennäkemätöntä” ja tunti tapahtuman alun jälkeen tulee poliisipartio kylään ilmoittamaan, että ”eiköhän tämä juttu ollut nyt tässä”. Luvat alkoholin suhteen on oltava! Ja jos ne ovat, niin alkoholin myynti on pystyttävä rajaamaan anniskelualueeksi. Anniskelu on mielenkiintoista byrokratiaa. Se on otettava kaikin puolin tosissaan ja siitä on pystyttävä keskustelemaan viranomaisten kanssa. Jos tämä osa hoidetaan hyvin, niin sillä säästyy monelta ongelmalta myöhemmin.
6.Esitetäänkö mekaanista musiikkia (kyllä, ei)
Tätä sitten sietää pohtia. Mitä on mekaaninen musiikki? Kaiketi kaikenlainen musiikki, joka tulee mekaanisesti/sähköisesti ulos. Tätä kohtaa kannattaa oikeasti kysyä. Onko vahvistimesta ulos tuleva musiikki mekaanista, vai tarkoitetaanko tällä jukebox –tyylistä esittämistapaa. Välillä tuntuu, että tämä kohta on jonkinlainen jäänne, varsinkin kun puhutaan viranomaisluvasta. Erikseen on sitten teostomaksut, ja muut vastaavat.
7.Järjestyksenvalvojat – tarvittaessa liitteenä
a.Onko j-valvoja- tai j-mieskortti
b.Henkilötunnus
”Järjestyksenvalvojan tehtävänä on ylläpitää järjestystä ja turvallisuutta sekä estää rikoksia ja onnettomuuksia siinä tilaisuudessa tai sillä alueella, jonne hänet on 1 §:n 1 momentissa mainitun säädöksen nojalla asetettu järjestyksenvalvojaksi.”
(Laki järjestyksenvalvojista 22.4.1999/533, 2 §, http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990533)
Väliaikaisjärjestyksenvalvojalupia myönnetään viranomaisilta. Väliaikaislupa ei vaadi voimassaolevaa järjestyksenvalvontakorttia. Kuitenkaan väliaikaisjärjestyksenvalvojalla ei ole samoja oikeuksia, kuin järjestyksenvalvontakortin haltijalla.
Nyrkkisääntönä on, että yksi järjestyksenvalvoja vastaa noin sataa yleisövierasta. Tämä on otettava huomioon järjestyksenvalvojia nimettäessä, kuten myös järjestyksenvalvojien tauottaminen.
Suomessa toimii useita järjestyksenvalvontayrityksiä, joiden kanssa on hyvä keskustella riittävän ajoissa tapahtuman turvallisuusnäkökulmista sekä järjestysmiesten sijoittelusta ja tauottamisesta.
Järjestyksenvalvonta on mielenkiintoinen osa kokonaisuutta. Se on aina mukana isommissa tapahtumissa, mutta aina jää myös taustalle. Näinhän sen pitääkin olla. Järjestyksenvalvonta on hyvää silloin, kun järjestystenvalvojia ei juuri huomata. Perehtyessä järjestystenvalvojien tehtäviin, ehdottaisin että jokainen tapahtumanjärjestäjä kävisi järjestyksenvalvojan peruskurssin. Silloin saisi pientä osviittaa siitä, mitä tehtävä pitää sisällään ja mitä kaikkea järjestyksenvalvojan vastuulla on. Se ei ole vain sitä, että iso mörkö ovella kysyy papereita, eikä myöskään sitä että känninen nuori heitetään tapahtumapaikalta ulos. Se on myös turvallisuudesta vastaamista, sekä yleisen hyvän ilmapiirin ylläpitoa ja asiakaspalvelua. Oman festarin aikana toimin itse turvallisuusvastaavana sekä järjestyksenvalvojana. Olin siinä mielessä ”erikoinen” järjestysmies, että en toiminut järjestyksenvalvojaesimiehen alaisena, vaan itsenäisenä tarkkailijana, joka avusti muita järjestyksenvalvojia pitäen samalla silmällä tapahtuman kulkua yleisesti. Se, että otin turvallisuusvastaavan työn itselleni tarkoitti myös tapahtuman vastuuta. Pidin muutaman kokouksen järjestyksenvalvojien esimiehen kanssa, jolloin käytiin läpi tapahtuman kulkua, kestoa, tauotusta, yleisömäärää, turvallisuutta jnejne. Hyvä järjestyksenvalvontayritys ottaa tarkoin selkoa tapahtuman kuvauksesta ja keskittyy suurin osin turvallisuuteen. Neuvona voin sanoa, että ei kannata valita sellaista järjestysmiesyritystä, jota nämä asiat ei kiinnosta. Ei kannata palkata sitä halvinta vaihtoehtoa ja vastata myöhemmin seurauksista.
8.Päiväys ja allekirjoitus
a.Paikka ja aika
b.Järjestäjän tai edustajan allekirjoitus
c.Liitteitä __ kpl
Tässä kohtaa ei pitäisi olla mitään ihmeellistä. Liitteitä tietty hyvä olla. Eli tässä tapauksessa vastuuvakuutustodistus, vuokrasopimus kiinteistöstä sekä palotarkastajan pöytäkirja. Sitten lisäksi tapahtumakohtaiset liitteet.
9.Ilmoitus jätetty ja sen käsittely / päätös
a.Ilmoitus yleisötilaisuudesta hyväksytään (rasti)
b.Alkoholilain 59 §:n mukainen ilmoitus hyväksytään (rasti)
c.Järjestyksenvalvojiksi esitetyt henkilöt hyväksytään eikä muita poliisin määräyksiä ole tarpeen antaa (rasti)
d.Ilmoitusta ei hyväksytä sellaisenaan vaan asiassa annetaan erillinen päätäs (rasti) samalla pyydetty lisäselvityksiä (rasti)
e.Pvm
f.Vastaanottaja
g.Pvm
h.Ratkaisija
i.Maksettu - €
Tämä kohta on viranomaisia varten. Hyväksytty ilmoitus on jätettävä kaikkien asianomaisten luettavaksi ja lisäksi on noudatettava päätökseen merkittyjä seikkoja. Yleisötilaisuutta koskevan ilmoituksen käsittely maksaa 18€.
Tämän lisäksi viranomaisilmoituksen kääntöpuolella on lista erillisistä kysymyksistä:
1.Katsooko järjestäjä tilaisuuden vaativan järjestyksenvalvojia (kyllä, ei)
a.Järjestyksenvalvojalain nimet ja henkilötunnukset on ilmoitettava hakemuslomakkeella tai liitteessä
2.Varustautuvatko järjestyksenvalvojat voimankäyttövälinein (kyllä, ei)
a.Käytettävät voimankäyttövälineet ovat: (rasti) käsiraudat, (rasti) kaasu, (rasti) patukka, (rasti) koira
3.Onko järjestäjä saanut toimeenpanopaikan omistajan/haltijan luvan tilaisuuteen (kyllä, ei)
a.(tai oma tila) Kopio luvasta liitteenä (esim. vuokrasopimus)
4.Aiheuttaako tilaisuus huvitilan/-alueen ulkopuolelle kuuluvaa poikkeavaa melua (kyllä, ei)
a.Melusta on tehtävä ympäristösuojelulain 60 § mukainen ilmoitus kunnan ympäristöviranomaisille
5.Vaatiiko tilaisuus liikennemerkkejä (kyllä, ei)
a.Katujen sulkemista, tilapäisten liikenteenohjaajaa
Viranomaisilmoituksen kääntöpuolella on lisäksi 5kpl lisäkysymyksiä. Niissä otetaan huomioon muita viranomaisia kiinnostavia asioita, kuten juuri järjestyksenvalvojista, miten he varustautuvat, miten muut luvat ovat kunnossa, meluongelmat sekä liikenteenohjaaminen. Kaikki nämä ovat oikeastaan melko ilmeisiä, mutta esimerkiksi liikenteenohjaaminen voi hyvinkin olla sellainen seikka, mitä kaikessa kiireessä välttämättä ota huomioon ennen kuin tämä kohta osuu vastaan. Liikenteenohjaaminen voi olla vaikeaa, koska se itsessään sitoo kaksi tai enemmän järjestyksenvalvojaa itseensä. Jos on mahdollista kyltityksillä opastaa liikennettä ja samalla valvoa, ettei pelastustöitä tukita etäämpää, niin kannattaa keskustella siitä viranomaisten kanssa, sillä se helpottaa kaikkien elämää.
Palotarkastajan pöytäkirja
Ennen tapahtuman alkua on sovittava palotarkastajan kanssa tapaaminen, jotta hän saapuu tutkimaan tapahtuma-alueen ja tarkistamaan, että kaikki on rakennettu hyväksytyn turvallisuussuunnitelman mukaisesti. Hän on tarkistamassa alueen myöskin sen takia, että onnettomuustilanteessa pelastusviranomaisilla on mahdollisimman tarkka tilannekuva tapahtumapaikasta.
Aluepelastuslaitos
Kunta/kaupunki (esim. Itä-Uudenmaan pl. Porvoo)
Päivämäärä
- Tarkastettava kiinteistö
- Kaup.osa/kylä
- Kiinteistön postiosoite
- Kiinteistössä tarkastettavia rakennuksia, kpl.
- Asianomainen (tapahtuman järjestäjä)
- Omistajan/haltijan postiosoite
- Tarkastettava kohde yksilöidysti
- Tarkastuksen kulku ja tarkastajan tekemät keskeiset havainnot sekä toimenpiteet (tässä kohdassa merkitään mahdolliset korjattavat asiat)
- Tarkastettavan kohteen omistajan selvitys
- Johtopäätökset ja perustelut
- Palotarkastajan toimittajan nimi, puhelin ja allekirjoitus
- Toimenpiteet on suoritettava (pvm) mennessä
- Pöytäkirjan todisteellinen tiedoksianto
- Asianomaisten allekirjoitukset
- Lisäksi pöytäkirjan kääntöpuolella on ”Valitusosoitus”, jossa on 30 päivän valitusaika palotarkastajan päätöksestä.
Itselleni palotarkastajan pöytäkirja oli turvallisuusosion mielenkiintoisin osuus. Siinä oli alusta alkaen järkeä ja jokaisella kohdalla on aito merkityksensä. Palotarkastajista ja palomiehistä voi ajatella, että kaverit ovat sen verran nähneet maailmaa, ettei heitä kiinnosta turha näpräys. Vaan silloin kun tehdään ja suunnitellaan, niin silloin tehdään kunnolla. Palotarkastajan kanssa on kaksi varsinaista tapaamista. Ensimmäisellä tapaamisella viedään jo tehty turvallisuussuunnitelma näytille, jolloin palotarkastaja tekee sen perusteella omia merkintöjään sekä kyselee kustakin kohdasta miten mihinkin seikkaan on varauduttu. Tämän tapaamisen aikana kannattaa oikeasti pistää merkille huomion saaneet seikat. Totuus on se, että jos se nousee tässä vaiheessa esille, niin se nousee esille myös varsinaisessa palotarkastuksessa joka on juuri ennen tapahtuman alkua.
Tapaamisessa käydään läpi itse kiinteistöä, sen pelastussuunnitelmaa ja sitä millaiset pelastautumismahdollisuudet tapahtumapaikalla on. Silloin käydään seikkakohtaisesti lävitse, missä on miksauspöytä, missä lava, missä suunniteltu anniskelualue ja miten se rajataan. Missä tupakoidaan jnejne. Kannattaa tehdä kiinteistön pohjapiirustuksen kohdalle merkintöjä siitä mitä mihinkin sijoitetaan ja mitkä alueet mitenkin rajataan. Lähes aina palotarkastajan merkintöjen jälkeen turvallisuussuunnitelma pitää sisällään laajoja korjausmerkintöjä. Tämä on hyvä asia. Tarkoituksena ei ole lähteä kiusaamaan tapahtumanjärjestäjää vaan saada hänen oikeasti ajattelemaan turvallisuusnäkökulmaa. Toisella tapaamisella palotarkastajalla on edellä mainittu kaavake käytössään. Se toinen tapaaminen, joka on juuri ennen tapahtuman alkua äärettömän tärkeä tapahtuman järjestäjälle. Se antaa tilaisuudesta sitä paitsi hyvän kuvan, jos tapahtuman järjestäjää kiinnostaa turvallisuusnäkökulma. Lisäksi, jos palotarkastajalla on jotain mainittavaa, niin tapahtumanjärjestäjä saa välittömästi siitä tiedon ja ehkä kerkeää tehdä vaadittavat muutokset ennen tapahtuman alkua. Tälläisiä muutoksia voisi olla esimerkiksi kattoräystään roikkuvat jäät, liukas sisääntuloaukko, huone missä ei ole sammutusvälineitä tai vaikka ensiapupisteen merkintöjen puuttellisuus.
Turvallisuus
Turvallisuus ja turvallisuuteen liittyvät järjestelyt ovat aina läsnä, kun järjestetään isompaa tapahtumaa. Turvallisuuteen liittyy useita lakeja ja normeja, jotka järjestäjän on otettava huomioon ja sovellettava ne tapahtumaa varten niin, että tilaisuudesta saadaan mahdollisimman joustava sekä turvallinen.
Keskusteltassani Porvoon palotarkastajan kanssa ilmeni, että tapahtuman järjestäjille turvallisuusnormit ovat usein välttämätön paha, joita ei oteta riittävästi huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Myös asioiden mahdollinen salailu sekä niin sanottu tietämättömyys on valitettavan yleistä varsinkin, jos tapahtumaa järjestetään ensimmäistä kertaa. Pääsääntönä kuitenkin on, että viranomaiset eivät pyri estämään tapahtuman järjestämistä, ellei kyseessä ole selkeä turvallisuusriski tai muuten tapahtuma häiritsee yleistä rauhaa. Näissäkin tapauksissa viranomaiset pyrkivät ensisijaisesti ottamaan yhteyttä tapahtuman vastuu- tai yhteyshenkilöön ja keskustelemaan hänen kanssaan mahdollisista korjausehdotuksista ja muista huomioon otettavista seikoista. Jos näihin asioihin ei ole järjestäjien toimesta myöhemminkään puututtu eikä asialle ole tehty mitään on viranomaisilla oikeus sulkea tapahtuma.
Viranomaisten kanssa keskusteltaessa on tärkeää pystyä puhumaan suoraan asioista. Pelastusviranomaisiin on oltava ajoissa yhteydessä ja heidän kanssaan on hyvä sopia yhteinen aika ja keskustella turvallisuusnäkökulmista puhtaalta pöydältä. Jos jo yleisötapahtuman suunnitteluvaiheessa ole otettu turvallisuusasiat huomioon on huomattavasti todennäköisempää, että tapahtumasta saadaan aikaiseksi turvallinen ja yleisöä sekä viranomaisia palveleva tilaisuus.
Henkilökohtaisesti kun aloitin turvallisuussuunnitelman laatimisen ja aloin miettimään turvallisuusnäkökulmia aloin itsenäisesti ottamaan selvää sekä palolaitokselta, poliisilta, että järjestysmiesyrityksiltä turvallisuusseikoista. Menin palolaitokselle paikanpäälle ja ilmoitin suoraan, että minulla ei ole kokemusta vastaavanlaisten tapahtumien järjestämisestä, joten kysyin huomioon otettavista turvallisuusnäkökulmista. Kun avoimesti myöntää omat heikkoutensa ja kysyy viranomaisilta apua, niin silloin yleensä on mahdollista saada selkeä puutelista eri asioista mitä on otettava huomioon. Käytän esimerkkinä ambulanssikuljetusta. Olin saanut tietoon suomen punaiselta ristiltä, että tapahtumapaikalla olisi hyvä olla ambulanssipäivystys. Tällöin tiedustelin ambulanssipäivystysyritysten hintoja, jonka jälkeen otin yhteyttä palolaitokseen ja kysyin ambulanssipäivystyksen tarpeellisuudesta. Tämänkaltaiseen tapahtumaan ei ollut välitöntä tarvetta ambulanssipäivystyksen järjestämiseen, joten tässä tapauksessa jätin asian hoitamatta. Kuitenkin tapahtumapaikalle järjestettiin erillinen ensiapuryhmä sekä henkilöajoneuvo, jonka tehtävänä oli lievien vammojen saaneiden henkilöiden mahdollinen evakuointi.
Turvallisuussuunnitelma
Tapahtuman järjestämisen yksi tärkeimmistä kiinnekohdista on turvallisuus. Jokainen asia tai ihminen, mitä tapahtumassa tehdään, on otettava omalta kohden huomioon turvallisuussuunnitelmaa tehdessä. Tämä saattaa kuulostaa hankalalta, mutta todellisuus on se, että mahdollinen onnettomuus kohtaa juuri sitä osa-aluetta jota ei ole otettu huomioon. Siksi viranomaiset syystäkin painottavat tapahtuman järjestäjille turvallisuuden tärkeyttä ja antavat hyviä vinkkejä siitä millaisia asioita on otettava huomioon.
Turvallisuus lähtee kolmesta eri seikasta: Itse tapahtumapaikasta, festivaalin työntekijöistä sekä yleisöstä. Nämä kolme asiaa on otettava huomioon, kun turvallisuussuunnitelmaa laaditaan. On selvää, että kun tehdään huomattavasti etukäteen suunnitelmia, myös turvallisuussuunnitelman on kehityttävä tämän takia. Viranomaisten kanssa keskusteltassani, he ilmoittavat, että useat suunnitelmat voivat olla paikoittain vanhettuneita, kun alkuperäinen versio on ehkä otettu muunlaisesta tapahtumasta suoraan tai tapahtuman kehitys on lähtenyt suunnitelman kanssa eri suuntaan. Tämän takia turvallisuussuunnitelman laatijan on oltava jatkuvassa yhteydenpidossa muiden järjestäjien, myyjien, lavarakentajien, viranomaisten sekä muiden asianomaisten kanssa.
Festivaalin työntekijöillä on oltava asianmukainen tietämys turvallisuuteen liittyvistä asioista. Heille on jaettava palolaitoksen hyväksymä valmis pelastussuunnitelma, sekä heille on näytettävä kriittiset kohdat, jotka on otettava turvallisuusnäkökulmasta huomioon. Festivaalin työntekijät ovat paitsi avustavia henkilöitä riskitilanteessa, mutta myös niitä, joiden pitää olla tietoisia esimerkiksi evakuointireiteistä.
Tapahtuman asiakkaat ovat usein suurin risti. Tämä ei johdu siitä, että he olisivat ”käveleviä katastrofeja”, vaan yksinkertaisesti siitä että tapahtuma on luoto heitä varten ja heillä ei ole samanlaista vastuuta tapahtuman kulusta. Tilaisuus on järjestettävä niin, että asiakkailla ei tulisi turvallisuuteen liittyviä kysymyksiä ja jos niitä tulee, niin vastaus on nopeasti saatavilla. Tapahtumapaikan sijoittelu on pystyttävä rakentaa niin, että se olisi kaikille mahdollisimman turvallinen sekä johdonmukainen.
Turvallisuussuunnitelma ei ole vain pakollinen nivaska papereita, joita viranomaiset vaatii. Se on myös laaja ohjeistus tapahtumanjärjestäjälle, jota hän sitoutuu noudattamaan. Yksikään turvallisuussuunnitelma ei ole samanlainen. Tästä seuraa auttamatta se, että jokaista tapahtumaa varten pitää kehitellä oma suunnitelmansa, joten tässäkään asiassa ei voi oikaista. On totta, että itse käytin alun perin kahta erillistä turvallisuussuunnitelman pohjaa, joita vertailin ja joiden mukaan tein omani. Se, että kirjoitan kirjoittamisen riemusta ei tee tapahtumasta yhtään sen turvallisempaa. Varsin nopeasti sitten huomasi, että turvallisuussuunnitelma piti sisällään sellaisia osia, jotka ei välttämättä kuulu itse tapahtumaan ollenkaan tai sisälsi jopa asiavirheitä. Kun tapahtumaa alussa suunniteltiin, niin mukana oli ulkona tapahtuvia asioita. Oli elävää tulta, ”monster-autoja” sun muita. Kun näiden suunnitteluvaiheessa olevien kokousten myötä tein turvallisuussuunnitelmaa niistä jäi huomioita vielä pitkäksi aikaa. Kun, kävin tapaamassa palotarkastajaa ensimmäistä kertaa vain noin kuukausi ennen tapahtuman alkua, hän kyseli kovasti, että ”no mutta mites tämä ulkotuli?” Olin siinä vaiheessa pöllistynyt ja ihmettelin, ettei siellä pitäisi mitään ulkotulta olla. Sitten, kun palotarkastaja näytti itselleni kyseistä kohtaa ymmärsin, että se monen muun asian ohessa oli päässyt livahtamaan niinkin myöhäiseen tuotokseen.
Mielenkiintoista turvallisuussuunnitelman laatimisessa on se, että se ei ole juuri ikinä valmis. Sitten kun palotarkastaja on laittanut leiman kansilehden päälle sekä allekirjoituksensa, niin turvallisuussuunnitelmaa on semmoisenaan noudatettava, eikä merkittäviä turvallisuuteen liittyviä muutoksia voi tehdä ilman erillistä varmistusta palolaitokselta. Periaatteessa turvallisuussuunnitelman pitäisi olla ensimmäisenä valmis, mutta todellisuudessa se muuttuu samaa vauhtia suunnitelmien mukana ja lopulta se on se viimeinen tuotos joka valmistuu.
Mitä turvallisuussuunnitelma sisältää
Turvallisuussuunnitelma on aina laadittava tapahtumakohtaisesti. Tästä syystä varsinaista yleispätevää ohjeistusta on vaikea tehdä. Kuitenkin ovat tietyt peruspilarit, jotka pysyvät yleensä turvallisuussuunnitelmissa pystyssä. Tähän käytän malliksi Viranomaisten ohjeistusta sekä The Winterfest09 turvallisuussuunnitelman osa-alueita.
Turvallisuussuunnitelmaa laadittaessa on tehtävä varsinainen kansilehti, jossa selviää lyhyesti tapahtuman nimi, ajankohta, tapahtumapaikka sekä muita merkittäviä tietoja, jotka järjestäjä näkee viranomaisille tärkeäksi. Kansilehti on senkin takia tärkeä, että siitä selviää viranomaisille mm. Tapahtuman yhteyshenkilön sekä turvallisuussuunnitelmanlaatijan yhteystiedot nopeasti onnettomuustilanteissa.
Turvallisuussuunnitelmahan on tietynlainen kirja. Mitä selkeämpi siitä tulee, sen parempi. Se ei todellakaan ole mikään täydellinen tuotos, joka olisi itsessään kustannusvalmis, vaan sen tarkoitus on toimia selkeänä oppaana, jossa otetaan mahdollisimman moni riskitekijä huomioon. Turvallisuussuunnitelman voisi kiteyttää, että mitä selkeämpi ja lyhyempi sen parempi, mutta älä vaan jätä mitään mainitsematta.
Sisällysluettelo
Turvallisuussuunnitelman on oltava rakenteeltaan niin selkeä ja tiivis, että tarvittavat tiedot on nopeasti löydettävissä. Tätä helpottaakseen viranomaisten ohjeistus on, että turvallisuussuunnitelman olisi hyvä pitää sisällään erillinen sisällysluettelo, johon on johdonmukaiseen järjestykseen aseteltu tapahtumaa koskevat turvallisuusasiat. Sisällysluetteloa tehdessä on hyvä muistaa se, että mikä todella on tärkeää tietoa ja mitkä tiedot on löydyttävä nopeasti. Tästä syystä ei ole järkevää asettaa jokaista tiedonjyvää oman otsakkeensa alle, vaan turvallisuussuunnitelman laatijan on hyvä miettiä asioiden jäsentely järkevästi.
Sisällysluettelon oikeastaan ainoa tarkoitus on se, että asiat löytyvät nopeasti. Siihen ei välttämättä kannata sijoittaa kaikkia alaotsikoita, vaan juuri tärkeimmät asiat. Esimerkiksi, että ”tärkeät numerot löytyvät sivulta kolme”. Omalta kohdalta sisällysluettelo muuttui usein. Nyt kun mietin, niin sijoitin siihen ehkä vähän liikaa asiaa, mutta toisaalta se oli silloisella hetkellä juuri sopivan oloinen. Kunhan asiat löytyvät nopeasti, niin se tärkeintä ja niin siinä tapauksessa kävikin.
Turvallisuusorganisaatio
Turvallisuusorganisaatio sijoitetaan välittömästi toiminnan kuvauksen perään. Tämä on siitä syystä, että tiedonkulkua pystytään nopeuttamaan ja oikea vastuuhenkilö saadaan mahdollisimman nopeasti tavoitettua. Erilaisia vastuuhenkilöitä voi olla useita, mutta syytä olisi mainita ainakin tapahtumavastaava, pelastussuunnitelman laatija/turvallisuusvastuuhenkilö, mahdollisesti EA-vastaava sekä järjestyksenvalvojaesimies. Lisäksi organisaatiokohtaan voidaan merkitä muita vastuuhenkilöitä sekä lyhyesti kuvailla tiedonkulkua työntekijöiden kesken.
Toiminnan kuvaus
Ensisijainen tieto raportissa on kertoa lyhyesti itse tapahtumasta. Otsikon alta on selvittävä tapahtuman ajankohta, kellonajat, minkä tyyppisestä tapahtumasta on kyse sekä järjestän nimi yhteystietoineen. Toiminnan kuvaus on tärkeää ilmetä raportissa, jotta viranomaisille tulisi selkeä kuva siitä mitä tapahtumassa keskeisesti tapahtuu. Kuvausta laatiessa on muistettava ilmoittaa mahdollisista rajoituksista ja esimerkiksi siitä myydäänkö tapahtumassa alkoholia ja miten anniskelualue on rajattu.
Tässä kohdassa mietitään sitten itse tapahtumaa. Mitä tapahtuu, milloin tapahtuu, miten tapahtuu. Tarkoituksena on kertoa lyhyesti tapahtuman suunniteltu kulku, mahdollisesti esiintyjien nimet, anniskelusta tietoa ja vaikkapa artistien takahuoneen sijoittaminen. Tähänkään kohtaan ei ole oikeaa tapaa toimia. Pitää aina miettiä se, mikä pelastuslaitosta oikeasti kiinnostaa. Jos mielessä on mikä tahansa ajatus, niin siitä on parempi kirjoittaa kuin olla kirjoittamatta. Se tieto saattaa olla ratkaisevassa asemassa, jos se tulee pelastushenkilökunnalle ajoissa selville.
Toimintapaikka ja ajo-ohjeet
Toimintapaikka ja ajo-ohjeet on turvallisuusnäkökohdassa merkittävä. Yleisesti tapahtumapaikan osoite on hyvä merkitä jo etusivulle tapahtuman nimen perään, mutta osoitteen voi kirjata myös pian toiminnan kuvauksen perään selkeästi, jotta se on tarvittaessa nopeasti saatavilla. Tapahtumapaikan osoite ei ole tarkoitettu vain pelastusviranomaisten käyttöön, vaan myös siksi että kun tapahtumaa järjestetään, on toimintasuunnitelma sekä turvallisuustiedotteet jaettava kaikille tapahtuman työntekijöille. Onnettomuustilanteessa työntekijät harvoin muistavat tapahtumapaikan osoitetta soitettaessa hätäkeskukseen. Tässä tapauksessa osoitteen on hyvä olla selkeästi esillä, niin ettei turhaa aikaa kulu siihen, että osoitetta ei saada ajoissa selville. Kartta tapahtumapaikasta on hyvä asettaa selkeästi liitteeksi tuvallisuussuunnitelmaan.
Toimintapaikka on merkittävä selkeästi sekä osoitteena, että kartalle. Helpointen pääsee, jos liittää turvallisuussuunnitelmaan toimintapaikan pohjapiirroksen sekä merkitsee kaupunginkarttaan ajo-ohjeen paikanpäälle. Lisäksi hyvä merkitä karttaan evakuointipaikka, jolloin kaikille osapuolille tulee selväksi minne mahdollinen loukkaantunut kuljetetaan.
Turvallisuusorganisaation vastuualueet
Vastuualueet on asia, joka on otettava huomioon turvallisuussuunnitelmaa laatiessa. Varsinainen turvallisuusvastaava ei kykene välttämättä olemaan läsnä jokaisessa tapahtuman paikassa, joten viisaasti kehitetty yhteydenottoketju ja vastuuhenkilöt eri osa-alueille on tärkeää. Eri vastuuhenkilöitä voi olla lähes rajaton määrä, mutta vastuuhenkilöitä valittaessa on otettava huomioon, ettei yhteyslistasta kasva liian suuri, vaan kaikilla työntekijöillä on selkeä tieto siitä kuka vastaa mistäkin ja keneen otetaan milloinkin yhteyttä.
Erilaisia vastuualueita on varsinkin turvallisuusviranomaisten kannalta tärkein ”yhteyshenkilö”. Yhteyshenkilö on se, joka yleensä parhaiten tietää tapahtuman kulusta. Yhteyshenkilö kuitenkaan ei suoranaisesti ole välttämättä itse vastuussa tapahtuman turvallisuudesta, mutta hän on yhteydenoton jälkeen se henkilö, joka on vastuussa siitä että tarvittavat asiat laitetaan ajoissa liikkeelle viranomaisten määräysten mukaisesti.
Tapahtuman luonteesta riippuen vastuuhenkilöitä voi olla myös täysiin irrallisiin asioihin. Yleensä suurissa tapahtumissa on oltava järjestyksenvalvojia ja asioiden jouduttamiseksi on syytä muistaa, kuka tietää järjestyksenvalvojien liikkeistä milloinkin parhaiten. Isoissa tapahtumissa käytetään usein erillistä järjestyksenvalvontayritystä, joilla itsellään on tapahtumaa varten valittu vuoroesimies. Usein tämä esimies on juuri se henkilö, joka on hyvä asettaa myös järjestyksenvalvonta vastuuhenkilöksi, joka on suorassa yhteydessä joko tapahtuman yhteyshenkilöön tai turvallisuusvastaavaan. Järjestyksenvalvontaesimiehen kanssa on hyvä käydä tapahtuman kulku läpi jo etukäteen sekä keskusteltava mahdollisista puutteista. Tämän jälkeen voidaan sopia, että järjestyksenvalvontaesimies tekee järjestyksenvalvojille ohjeistuksen sekä toimintaohjeet ja tässä kokouksessa myös turvallisuusvastaavan on hyvä olla paikalla.
Turvallisuusorganisaatio on ilmoitettava vastuukysymyksen takia. Jos käy jotain, sanotaan vaikka syttyisi tulipalo, niin palomiehet soittaisivat ensimmäisenä turvallisuusvastaavalle tai tapahtuman järjestäjälle. Senkin takia jokaisen työntekijän olisi hyvä perehtyä turvallisuussuunnitelmaan, pystyäkseen tarvittaessa antamaan neuvoja pelastuslaitokselle. itse olen sitä mieltä, että ei ole perusteltua väittää, ettei tiedä asioista, jos ei niistä vastaa. Kaikesta voi ottaa selvää ja itseni mielestä jos haluaa toimia tapahtuman järjestäjänä, niin on suorastaan velvollisuus ymmärtää tapahtuman kaikki tärkeimmät yksityiskohdat. Jokaiselle osa-alueelle on nimettävä oma vastuuhenkilö. Eli se ihminen, joka tietää asiasta eniten. Se ei saa olla vain nimi papereissa, vaan jos kyseisestä asiasta ei ole vastuuhenkilöllä tietoa, niin vastuu siirtyy sellaiselle, joka siitä jotain tietää.
Tilaisuuteen liittyvät turvajärjestely
Tällä osiolla pyritään ilmoittamaan viranomaisille niistä sekoista, mitkä tilaisuuden järjestäjät ovat itse ottaneet huomioon. Ennen kuin turvajärjestelyitä kannattaa edes alkaa miettimään, on syytä tehdä kattava tutkimus alueeseen liittyvistä ristitekijöistä ja luotava asianmukainen riskianalyysi vahinkojen varalle.
Viimeistely turvajärjestelyille tapahtuu, vain vähän ennen itse tilaisuuden alkua. Tällöin on varmistuttava että pelastustiet ovat esteettömät, kiinteistön turvamerkinnät ovat asianmukaisessa kunnossa, sekä alkusammutusvälineistöä on riittävästi ja niiden vaatimissa paikoissa sekä selvästi merkittynä. Yleisesti jos tilaisuus tapahtuu vuokratussa kiinteistössä, vastaa kiinteistön omistaja turvajärjestelyistä, mutta se ei poista tilaisuuden järjestäjältä vastuuta tilaisuuden omasta turvallisuudesta ja sen ylläpidosta.
Myös varsinaisen kiinteistön tai festivaalialueen ulkopuolelle on tarvittaessa tehtävä väliaikaisia merkintöjä eli kyltityksiä. Näillä pyritään ohjaamaan yleisö tapahtumapaikalle mahdollisimman joustavasti sekä välttämään tarpeetonta ruuhkaa, jotka voivat vaikuttaa pelastusajoneuvojen tai mahdollisen evakuoinnin liikehdintää.
Ensimmäinen konkreettinen kohta missä todella pähkäillään mitä todella aiotaan tehdä asioiden hyväksi. Tässä kohtaa pitää ottaa niskasta kiinni itseään ja miettiä tarkasti kohtakohdalta miten aiotaan mikäkin turvallisuusongelma ratkaista. Mielenkiintoisia näkökulmia voisi olla, että mistä saada ensiaputaitoisia tarpeeksi paikalle, entä jauhesammuttimia jokaiseen huoneeseen. Pelkästään se miten mikäkin alue aidataan, tai se mistä saadaan hiekoitusta pihalle, on miettimisen arvoista. Festaria järjestettäessä tulee väistämättä eteen ongelmakohtia. Mitä enemmän niiden ratkaisuun kuluttaa aikaa, sen paremmaksi voi lopputuloskin muuttautua. Riskianalyysi on todella hyvä keino keksiä ja ratkoa erilaisia turvallisuusnäkökulmia. Ensimmäisessä omassa riskianalyysiversiossani heittelin kaikkea mieleen tulemaan. Räikeänä esimerkkinä voisi sanoa, että mietin miten toimia esimerkiksi meteoriitin osuessa rakennukseen. Loppua kohden analyysi järkevöityi ja sinne kanavoitui sellaisia todellisia riskejä, jotka vaativat miettimistä sekä niiden ratkaisu suunnittelua.
Henkilöstön toiminta ja turvallisuusohjeet
Henkilöstä varten on järjestettävä erillinen tilaisuus vähän ennen tapahtuman alkua. Tilaisuuden aikana käydään tapahtuman turvallisuusnäkökohdan tarkasti lävitse ja kerrotaan tilaisuuden henkilöstölle evakuoinnin etenemisestä ja siitä, kuka vastaa mistäkin kriisitilanteen aikana. Tällöin jaetaan myös henkilökunnalle luettavaksi tilaisuuden turvallisuussuunnitelma, sekä tärkeitä yhteystietoja sisältävä luettelo.
Jokainen festarin työntekijä on vastuullinen lukemaan turvallisuussuunnitelman, joten suunnitelman on oltava näkyvällä paikalla, tai se on jaettava jokaiselle erikseen. Lisäksi tapahtuman järjestäjän on oltava osallisena kokousta juuri ennen itse tapahtumaa, jossa käydään seikkaperäisesti lävitse riskitekijät, evakuointireitit, palo- sekä ensiapupisteiden sijainnit, sekä muut tärkeät asiat. Juuri ennen tapahtumaa toki jokaisella työntekijällä on kiire, mutta tämä on sellainen asia, että siitä ei sovi luistaa. Se on iso osa turvallisuusorganisaation johtamista.
Tapahtumapaikan ensiapu
Tapahtumapaikalle on pystytettävä viranomaisten vaatiessa erillinen ensiapupiste. Siellä on oltava vähintään kaksi ammattitaitoista hoitohenkilöä, sekä henkilöstölle asianmukainen yhtenäinen pukeutuminen sekä hoitovälineistö. Ensiapua varten on oltava muulta yleisöltä suljettu huone, tai erillisellä näkösuojalla rajattava tila. Myös jatkoevakuointia varten on tilasta lähdettävä nopea evakuointireitti, joka on järjestetty esteettömäksi. Henkilökohtaisesti olen myös sitä mieltä, että ensiapuhenkilökunta on yhtälailla osa tapahtumanjärjestäjäketjua, joten on järjestäjän vastuulla hoitaa myös ensiapuryhmälle asianmukaiset toimintatilat, mahdollisuus ruokailuun sekä järjestää tauottaminen. Yleisesti varsinkin pienkokoisessa yhdessä tilassa tapahtuneessa tapahtumassa on syytä olla noin 6 ensiapupätevyyden omaavaa henkilöä. Tämä määrä kykenee toimimaan riittävän tehokkaasti ja tarvittaessa hajaantumaan useampaan paikkaan. Oletusarvona on, että 2 henkilöä pysyvät jatkuvasti punainen risti – tunnuksen läheisyydessä, kaksi on niin sanotussa kiertotehtävissä katsoen, että tapahtumapaikalla kaikki sujuu hyvin ja kaksi henkilöä on tauotettuina. Kuitenkin, jos jossain tapahtuu onnettomuustilanne on jokainen ensiapuryhmäläinen velvoitettu tulemaan tarvittaessa auttamaan.
Tapahtuman ensiapu on tärkeä muistaa. Se ei tarkoita sitä, että paikalle olisi kuskattava kenttäsairaala kirurgineen päivineen, vaan sitä että tapahtumapaikalla on välittömän ensiavun osaavia henkilöitä, jotka hoitavat vain ja ainoastaan tätä omaa tehtäväänsä. Järjestäjän on rakennutettava näkyvälle paikalle suojaisa ensiapupiste, joka on merkitty selkeästi punaisella ristillä. Ensiapupisteessä työskentelevien on oltava osaavia ja heille on taattava työvälineet (kuten ensiapulaukku, paarit, juotavaa, jne.) Itse otin aluksi yhteyttä Suomen punaiseen ristiin puhelimitse ja kyselin tarjousta. Suomen punainen risti ottaa nimellisen korvauksen, joten kannattaa miettiä myös muitakin vaihtoehtoja. Lopulta päädyin sairaanhoito-oppilaitokseen, josta sain avuksi 5 pätevää sairaanhoito-opiskelijaa. Näitä avuksi tulevia ihmisiä, jotka tilataan erikseen, kannattaa mielestäni kohdella hyvin. He ovat vapaaehtoisia ja pahimmillaan ilman sopimusta on olemassa aina riski, että he vaan päättävät lähteä. Tässä tapauksessa kävin itse ostamassa hoitajille syötävää, juotavaa ja karkkia ja tunnin välein kävin juttelemassa, että kaikki olisi hyvin.
Muita mahdollisia ensiapuun liittyviä seikkoja on esimerkiksi ambulanssipäivystyksen tilaaminen tapahtumapaikalle. Se ei ole halvin ratkaisu. Hinta viikonlopulle voi nousta 700euroon, joten jos päivystyksen pystyy välttämään, niin se on hyvä. Itse otin yhteyttä viranomaisiin ja tiedustelin päivystyksen tarpeellisuutta, jolloin päädyttiin siihen, että sitä ei tarvinnut, sairaalan ollessa niin lähellä.
Itse tapahtumassa toivottavasti ei tapahdu mitään kummoisempaa. Omalla kohdalla kävi tuuri, sillä osui kohdalle ”vain” pari pyörtymistä yleisön joukossa. Näissä tapauksissa ensiapu toimi ripeästi ja pyörtynyt siirrettiin suojaiseen paikkaan lepäämään.
Toimintaan liittyvät rajoitukset
Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä ottaa huomion mahdolliset rajoittavat seikat. Tämä vaatii huolellista tutkimista, jo lain puitteissa eikä sitä siksi ole hyvä jättää noudattamatta. Mahdollisia toimintaan liittyviä rajoituksia on esimerkiksi tapahtuman ikäraja, anniskeluoikeudet, kiinteistön enimmäishenkilömäärä ja meluhaitat.
Nämä kaikki seikat on usein liitoksissa toisiinsa ja siksi hyvin suunniteltu tapahtumarunko muodostaa suuntaa antavia mielikuvia myös mahdollisista rajoituksista. Monet itse tapahtumaan vaikuttavat rajoitukset on myös yhteydessä tapahtuman turvallisuuteen. Esimerkiksi ikärajaton tapahtuma vaatii erillisen täysin valvotun anniskelualueen, jossa varmistetaan se, että alaikäisillä ei ole pääsyä alueelle eikä juomia tuoda alueen ulkopuolelle. Myös sisätiloissa alue on pystyttävä rajaamaan selkeästi ja niin, ettei rajaus silti ole turvallisuusriski. Tilaa rajattaessa on hyvä keskustella järjestyksenvalvontaesimiehen kanssa alueen valvonnasta sekä siitä miten toimitaan onnettomuustilanteessa.
Kaikki mitä tapahtumapaikalle tapahtuu, on tiettyjen raamien sisällä. Tapahtumalla voi olla ikärajansa, voi olla maksimi määrä osallistujia. Kaikki rajoitukset ovat tietynlaisia esteitä, joiden kanssa on elettävä ja joiden mukaan tapahtuma on rakennettava. Rajoitusten tarkoitus ei edelleenkään ole kiusata, vaan tehdä tapahtumasta kaikille mahdollisimman onnistunut kokemus.
Toimijoiden valmistautuminen
Tämä kohta pelastussuunnitelmassa on usein täynnä ”itsestään selvyyksiä”. Kyse on siitä, että viranomaiset haluavat tietää ja mahdollisesti keskustella tapahtuman järjestäjän kanssa siitä miten toimitaan missäkin hätätilanteessa. Itse suunnitelmassa kohtaa ei ole välttämätöntä mainita, mutta tapahtumanjärjestäjän on hyvä olla tietoinen mahdollisista riskeistä ja ottaa vastuu siitä miten toimitaan, jos asiat alkavat vyörymään väärään suuntaan.
Valmistautumisena pidetään esimerkiksi sitä, että poistumistiet ovat esteettömiä, ylimääräiset johdotukset jotka kulkevat lattian poikki yleisöalueella ovat teipatut, niin ettei niihin voi kompastua. Lava rakenteet on oltava suorassa ja niiden on kestettävä, järjestyksenvalvojien sijoittelunsuunnittelu on mietittävä ja jo pelkästään se, että varsinkin talvella miten räystäältä putoava lumi tai jää saadaan vaarattomaksi. Toimijoilla on usein tapahtumakohtaisia vakavasti mietittäviä asioita, joita ei tarvitse mainita itse suunnitelmassa mutta silti asiat eivät poista mahdollista riskitekijää, siksi on luotava (myöhemmin mainittava) riskianalyysi ja sen pohjalta tehtävä järkevästi toimenpiteitä riskien välttämiseksi.
Winterfest09 kohdalla tapahtumapaikka käytiin lävitse mahdollisimman tarkasti. Keskustelin eri työntekijöiden kanssa ja mietittiin eri riskitekijöitä. Mielenkiintoisena pointtina, niin silloin kun itse toimii turvallisuusvastaavana, sitä jotenkin sokaistuu isolle osalle riskeistä. Sitä ajattelee vain sitä tulipaloaan tai ihmisten ahtautumista, mutta ei välttämättä kuluta hetkeäkään ajatelleekseen sitä, että räystäältä tippuu lunta tai joku liukastuu, koska maata ei ollut hiekoitettu. Suurimman osan lisäyksistä omaan turvallisuussuunnitelmaani sain nimenomaan muilta työntekijöitä. Mitä enemmän muiden työntekijöiden kanssa aiheesta juttelee, niin sitä enemmän saa itse tietoa ja myös työntekijä on enemmän mukaan turvallisuusasiassa ja saattaa kiinnittää muihinkin asioihin enemmän huomiota. Tapahtuman järjestämisessä kommunikointi eri osa-alueiden kesken on järjettömän tärkeää.
Paloturvallisuus
Pelastusviranomaisten kannalta äärettömän tärkeä seikka, koskee nimen omaa paloturvallisuutta. Se myös on asiana niin ilmeinen, että useat turvallisuussuunnitelman laatijat ottavat paloturvallisuuden itsessään tärkeimmäksi. Tulipalo on myös onnettomuutena yksi eniten tuhoa aiheuttavista ja varsinkin sisätilakonserteissa tulipalo voi hetkessä muuttaa tapahtumapaikan katastrofiksi. 2009 Uudenvuodenaattona Bangkokissa Thaimaassa tapahtui klubitiloissa tulipalo, jossa menehtyi lähes 60 ihmistä. Tapahtumapaikalla oli tilaan nähden liikaa ihmisiä ja siellä esiintynyt artisti käytti paljon pyrytekniikkaa. Jokin sisätiloissa tapahtuneesta aiheutti massiivisen tulipalon, joka levisi nopeasti klubin yläkertaan. Tulipalosta seurasi paniikki jolloin myös ulosmenotiet tukkeutuivat ja ihmisiä alkoi kuolemaan häkämyrkytykseen.
Tämä on pahin mahdollinen visio, mitä tapahtumassa voi tapahtua ja siksi se on äärettömän todellinen uhka, joka on otettava huomioon. Viranomaisille on annettava selkeä tieto siitä, millaisia artisteja tapahtumassa esiintyy, käytetäänkö pyrytekniikkaa tai muita tulipaloon mahdollisesti johtavia efektejä. Myös muut mahdolliset tulipaloriskit on kartoitettava. Esimerkiksi jos tapahtumassa myydään elintarvikkeita ja niiden valmistamiseen käytetään kaasua, on kaasun määrä sisätiloissa rajattava ja on huolehdittava, että elintarvikkeiden myyjillä on riittävät alkusammutusvälineet saatavilla (vaahtosammutin sekä sammutuspeite).
Paloturvallisuus on itse asiassa asia, mihin tulee väkisinkin kiinnitettyä paljon huomiota. Jo pelkästään se, että lupaa tapahtumalle ei saa ellei ole palotarkastajan hyväksyntää. Ja se on aivan varma, että palotarkastajan hyväksyntää ei saa ellei puitteet ole kunnossa. Tämä kuitenkaan ei tarkoita sitä, ettei itse kannattaisi miettiä asioita. Varsinkin itse tapahtuman kannalta kaikkein tärkeintä on juuri evakuointi sekä alkusammutusvälineiden tarkistus. Nämä ovat sellaisia asioita, joihin ei pelastuslaitos voi itse tapahtuman aikana vaikuttaa, vaan silloin vastuu on tapahtuman järjestäjällä.
Toiminta onnettomuustilanteessa
Tapahtumaa järjestettäessä on otettava huomioon mahdolliset onnettomuustekijät. Näitä asioita mietittäessä muokataan erillinen riskianalyysi, jossa kohtakohdalta mietitään eri onnettomuusvaihtoehtoja ja sitä miten missäkin tilanteessa on toimittava. turvallisuussuunnitelman laatijan on yhdessä muiden järjestäjien kanssa rakennettava toimiva pelastussuunnitelma, jonka varaan on hätätilanteessa pystyttävä nojaamaan. Suunnitelman on oltava riittävän laaja, jotta siinä otetaan huomioon myös joustovara. Tämä tarkoittaa sitä, että itse suunnitelmasta on tarvittaessa pystyttävä joustamaan, jos tilanne sitä edellyttää.
Toiminta onnettomuustilanteessa on oltava järjestelmällistä ja tehokasta. Jokaisella työntekijällä pitää olla selkeä tieto siitä kuka on vastuussa mistäkin osa alueesta ja, minkä takia toimitaan kuten on suunniteltu. Evakuointia on pystyttävä johtamaan ja tavallisesti tämä tapahtuu megafonin tai mikrofonin välityksellä. Yleisölle annetaan selkeä ohjeet evakuointireiteistä sekä mahdollisesta kohtaamispaikasta mihin evakuoidut siirtyvät. Työntekijöiden vastuulla on pitää yleisö rauhallisena sekä huolehtia siitä, että liikkuminen tapahtuu sujuvasti eikä tiellä ole esteitä.
Välittömästi, kun evakuointikäsky on annettu, on järjestäjällä vastuu ottaa yhteys viranomaisiin ja informoida heitä tapahtuman kulusta. Myös mahdollinen välitön toiminta estääkseen vahingon syntyminen on mahdollista, mikäli siitä ei koidu tarpeetonta uhkaa tekijälleen.
Omalta kohdalta annoimme paljon vastuuta järjestysmiehille. Jokaisella ovella oli järjestysmies, sekä myös rakennuksen laidoilla ja lavan edessä. Hätätilanteessa olisi otettu radioilla yhteyttä jokaiseen järjestysmieheen ja ajettu yleisö ulos jokaisesta ovesta järjestelmällisesti. Sovimme myös, että niin sanottu kiertävä järjestysmies kävisi hakemassa vaahtosammuttimen, jos siihen olisi edellytys.
Pelastushelikopteri
Kaikissa tapauksissa ei ole välttämätöntä miettiä pelastushelikopterille laskeutumispaikkaa ja aina se ei olekaan mahdollista. Tästä asiasta on hyvä keskustella pelastusviranomaisten kanssa ja yhdessä miettiä miten lähelle pelastushelikopterin laskeutumispaikan voi nimetä ja miten sinne järjestetään tarvittaessa evakuointi. Yleensä kaupunkioloissa laskeutumisalustaksi kaavaillaan isohkoa parkkia paikkaa, jolloin on syytä varmistua myös siitä että tapahtuman aikana kaavailulle alueelle ei ole pysäköity ajoneuvoja. Tämä pitää pystyä sopimaan parkkipaikan omistajan kanssa ja keskustella miten rajaaminen käytännössä tapahtuu. Varsinaisen laskeutumispaikan lisäksi on hyvä olla olemassa varalaskeutumispaikka. Varalaskeutumispaikka sijaitsee yleensä hieman etäämpänä kuin varsinainen laskeutumispaikka ja sitä koskee samanlaiset edellytykset kuin varsinaista laskeutumispaikkaa. Myös erilliset kivettömät pellot tai muut tasaiset alustat sopivat tarkoitukseen.
Pelastushelikopterin eli medihelin on pystyttävä laskeutumaan lähettyville. Se alue, jonka helikopteri vaatii, ei tarvitse olla laaja, mutta sen on oltava lähellä ja alueen on oltava esteetön. Lisäksi se on merkittävä selkeästi paperille. Winterfest09 kohdalla laskeutumispaikkana toimi lähellä oleva pelto sekä sen vieressä oleva parkkipaikka. Nämä riittivät pelastusviranomaisille.
Vakuutusturva
Tapahtumaa järjestettäessä on oltava olemassa erillinen vastuuvakuutus. Tämän vakuutuksen numerosarja on hyvä mainita osana turvallisuussuunnitelmaa. Se ei ole itsessään pelastustöiden kannalta merkittävä mutta tutkimusvaiheessa vakuutustunnus on hyvä olla kaikilla osapuolilla selvä.
Vakuutusturva oli sellainen, mitä en itse ollut ikinä edes ajatellut. Tokihan tapahtumalla vakuutus on oltava, mutta ajatus kattavasta vakuutusturvasta tuntui kalliilta. Lähdin ensin vertailemaan vastuuvakuutuksen hintoja ja pian selvisi, että vastuuvakuutuksen hinta on n. 25euroa vuodessa. Vakuutus on kuitenkin pakollinen, joten se on hankittava lupienkin kannalta.
Sisäinen hälytysjärjestelmä
Sisäinen hälytysjärjestelmä on ketju, jonka mukaan pyritään etenemään hätätilanteen sattuessa. Järjestelmän mukaan jokainen työntekijä on vastuussa tapahtuman kulusta ja informaation etenemisestä. Jos tapahtumassa ilmenee erillinen poikkeustilanne, on henkilön välittömästi otettava yhteyttä turvallisuusvastaavaan tai muuhun henkilökuntaan kuuluvaan, joka välittää tietoa eteenpäin. Jos on mahdollista, niin ensimmäinen henkilökunnan jäsen joka on tapahtumapaikalla, alkaa hän estää lisävahingot ja ohjaamaan ihmisiä ulospäin. Tässä vaiheessa on äärettömän tärkeää, että asiat etenevät suunnitelman mukaan ja evakuoinnista sekä pelastusviranomaisiin yhteydenpidosta tulee järjestelmällistä sekä nopeaa. Jokaisella työntekijällä on myös vastuu ottaa itsenäisesti yhteyttä pelastushenkilökuntaan/järjestysmiehiin jos tilanne sitä edellyttää. Monet riskitekijät tapahtumassa ovatkin aina tilannekohtaisia ja niihin varautuminen on usein hankalaa.
Juuri riskien ennustamisen vaikeuden takia tämä on hankala kohta. Se on täysin tapahtumasta riippuvaa, että miten pitkälle tapahtumaketjussa mennään ja miten ketju todella toimii oikeasti. Suunnitelmia voi toki olla ja tarkoituksena on, että sisäisen hälytysjärjestelmän ketju toimisi moitteettomasti. Kuitenkin se saattaa lopulta mennä niin, että tilanne ”karkaa käsistä” ja evakuointi tapahtuu erillisten tahojen toimesta. Periaatteessa tällä ei ole väliä, jos se nopeuttaa evakuointia. Kuitenkin tavoitteena on, että vastuukysymyksessä vastuunalainen on tietoinen tapahtumien kulusta ja on kykenevä myöhemmin vastaamaan siitä seuranneisiin kysymyksiin.
Ilmoitukset ja luvat
Tämä tieto ei ole turvallisuusnäkökulmasta tärkeä, mutta se on hyvä sisällyttää osaksi turvallisuussuunnitelmaa. Osiossa käydään lyhyesti läpi mitä erillisiä lupia tapahtuma vaatii ja millaisia toimenpiteitä näitä lupia varten tehdään. Osiossa käydään läpi myös henkilö, joka ottaa yhteyden viranomaisiin.
Lupien hakeminen sinänsä on helppoa, mutta niiden saaminen on vaikeampaa. Jos järjestää tapahtumaa ensimmäistä kertaa, niin voi olla vaikeaa tietää mitä kaikkea tarvitsee. Myös eri lupien hakeminen on aina tapahtumakohtaista, siksi olisikin hyvä tehdä alustava suunnitelma ja marssia viranomaisten luokse kyselemään alusta lähtien, että millaisia lupia vielä tarvitsee. Näin välttää turhia virheitä.
Vakuutukset
Tapahtumaa järjestettäessä on aina hyvä ottaa huomioon vakuutusasiat. On erillisiä lainsäädännöllisiä lakeja, kuten tässä tapauksessa vastuuvakuutus, jotka on kirjattava tarkoin ylös ja luovutettava tiedot viranomaisille. Myös erillisiä vakuutuksia tapahtuman järjestäjän on hyvä harkita, kuten työntekijöiden erillisvakuuttaminen tai käytössä olevien laitteiden vakuuttaminen. Näistä asioista on hyvä keskustella vakuutusyhtiöiden kanssa ja mietittävä, mitä kaikkea vastuuvakuutus pitää sisällään ja mitkä seikat tarvitsevat lisähuomiota.
Raportointi
Tapahtuman jälkeen on hyväntavan mukaisesti hyvä raportoida viranomaisia siitä miten asiat ovat tapahtumassa menneet ja mitä olisi voitu tehdä toisin. Tämä raportointi voidaan suorittaa joko vapaamuotoisena kirjallisena muotona tai sitten suullisesti tapahtuman vastuullisen palotarkastajan kanssa. Onnettomuus tilanteissa on tehtävä kattava jälkiraportointi, jossa viranomaisille ilmoitetaan selkeästi ja rehellisesti ne seikat, mitkä ovat johtaneet onnettomuuteen. Siinä on tultava selväksi onnettomuuteen liittyvät asiat, sekä se miten onnettomuuden jälkeen on toimittu.
Omalta kohden kävin suullisen palautekeskustelun palotarkastajan kanssa. Palotarkastajia usein kiinnostaa miten asiat menivät ja mitä olisi voitu tehdä toisin. Jos keskustelu on ollut positiivishenkistä ja asiat on hoidettu kunnolla, niin parhaimmillaan voi saada jopa pelastuslaitosta kiitosta. Pelastuslaitos voi olla myös kiinnostunut materiaalin käyttämisestä omiin tarkoituksiinsa, enkä itse näe mitään syytä miksi sensuroitua versioita voisikin luovuttaa koulutuskäyttöön.
Riskit ja riskianalyysi
Yksi tärkeimmistä seikoista turvallisuussuunnitelmassa on riskianalyysi ja riskien pohtiminen. Tapahtuman järjestäjän on mietittävä millaisia riskejä tapahtumasta voi seurata ja miten niihin voidaan varautua. Tarvittaessa hyvä tapa keskittyä riskien analysointiin on muodostaa taulukkomainen ”riskianalyysi”, jossa järjestelmällisesti käydään läpi erilaiset riskityypit, niiden todennäköisyys, mitä pahimmillaan siitä voi seurata sekä miten kuhunkin riskityyppiin varaudutaan. On yleistä, että varsinkin ensimmäistä kertaa tapahtumaa järjestäessä voi jokaisen riskin erillinen analysointi tuntua vaikealta ja oleelliset asiat, jotka voivat vaikuttaa turvallisuuteen voi helposti jättää huomioimatta. Siksi onkin tärkeää, että riskityypit tiedostetaan ja keskustellaan avoimesti viranomaisten sekä palolaitoksen kanssa. Riskianalyysiä tehdessä on muistettava, että analyysiä ei tehdä sen takia, että saadaan niin sanotut pakolliset lain määräämät asiat pois alta. Vaan silloin todella pyritään luomaan turvallista ja laadukasta tapahtumaa, johon myös pelastusviranomaiset tähtäävät. Kun riskit on tarkoin kartoitettu ja tutkittu ja kirjallisista toimintamalleista pidetään myös käytännössä kiinni, voidaan minimoida todelliset riskit, jolloin myös saavutetaan taloudellista hyötyä.
Riskin ovat aina tapahtumakohtaisia, mutta tietyt riskiryhmät ympäröivät säännöllisesti tapahtumia. Erityisesti lievät loukkaantumiset, kuten nilkan nyrjähdykset, erilliset sairaskohtaukset, pyörtymiset ja muut vastaavat henkilövahingot voivat olla jokapäiväistä. On laskettu, että tuhatta yleisömäärää kohden tapahtuisi päivän aikana noin kaksi onnettomuutta. Kuitenkaan tähän tilastoon ei tapahtuman järjestäjä voi turvautua, vaan aina on pystyttävä varautumaan pahimpaan.
Toisenlaisia onnettomuuksia ovat suuronnettomuudet, joiden varalle on laadittava erillinen evakuointisuunnitelma. Suuronnettomuuksiin luetaan esimerkiksi tulipalo, rakenteiden sortumiset tai massahysteria, joka seuraa yleensä muusta erillistilanteesta sekä toimimattomista evakuointijärjestelyistä.
Tärkeät numerot
Tapahtumaa varten on luotava kaksi erillistä numerolistaa. Toinen on viranomaisia varten ja toinen tapahtuman työntekijöitä varten. Molemmissa listoissa on tapahtuman vastuuhenkilöiden suorat numerot, joihin otetaan erillistilanteissa suoraan yhteyttä. Kuitenkin onnettomuustilanteissa jokainen työntekijä on myös itse vastuussa hätäkeskukseen soittamisesta tai muista viranomaisille ilmoituksista. Tästä syystä myös yleiset hätänumerot, kiinteistön talonmiehen numero, jätehuollosta vastaavan numero sekä muut tilanteeseen sopivat numerot on laitettava selkeästi esille.
Viranomaisia kiinnostaa erityisesti tapahtuman turvallisuudesta sekä itse tapahtuman vastaavan numerot, joihin voidaan ottaa yhteyttä tarvittaessa. Yhteydenottoa voidaan ottaa esimerkiksi elintarvikeviranomaiset sekä pelastusviranomaiset tarkastuskäyntien yhteydessä. Tämänkaltaiset tarkastuskäynnit tapahtuvat yleensä tapahtuman aikana tai juuri ennen tapahtuman alkua. Tapahtuman järjestäjän on hyvä olla yhteydessä eri viranomaisiin jo hyvissä ajoin ja sopia tarkastuskäynnin ajankohta, jotta hän on itse paikalla tarkastuksen aikana ja pystyy suorittamaan nopeasti riittävät korjaustoimenpiteet.