Budjetti

Nyt ollaan pääsemässä monelle siihen kaikkein epämielyttävimpään osioon eli rahojen ja lukujen pyörittelyyn, tämä on kuitenkin onnistuneen tapahtuman järjestämiseksi yksi tärkeimmistä asioista.

Sanalla budjetti tarkoitetaan jo ennakkoon tehtyä tavoitelaskelmaa yritykselle tai muulle projektille. Yrityksen tai projektin tulevia rahoituksia ja mahdollisia tuloja ennakoidaan laatimalla erinäisiä laskelmia eli budjetteja. Budjetti esittää yrityksen tai projektin toimintasuunnitelman sekä rahamääräisenä että sanallisena. Usein budjetti koostuu seuraavista osa-alueista: ympäristön kuvauksesta ja analyysistä sekä oletuksista, tavoitteista, toimintasuunnitelmasta sekä taloudellisesta tulososasta eli budjetti luvuista. Usein budjettia kuvataan taulukkona tai jonkin sortin kaaviona. Näin sitä on helpoin havainnollistaa, sillä kaikki rahan tulot ja menot ovat selkeästi nähtävillä.

Kun kyse on tapahtuman budjetista, tulee budjetin seuraamisen olla erityisen tarkkaa koko ajan. Alkuperäinen alustava budjetti tulee lähes satavarmasti muuttumaan matkan varrella, mutta tärkeintäon että budjetti on olemassa ja sitä seurataan. Hyvin laadittu budjetti toimii ennen tapahtumaa oivana sponsorien ja yhteistyökumppaneiden vakuuttelu välineenä ja monet potentiaaliset sponsorit sen näkemistä myös vaativat. Yhteistyökumppaneille on tärkeää, että he ovat mukana toimivassa ja vakavaraisessa tapahtumassa ja budjetti on yksi keino osoittaa heille, että asiat ovat hallinnassa.

Budjetin suunnittelu ja laatiminen

Budjetin suunnittelua ja laatimista kutsutaan budjetoinniksi. Budjetoinnissa tarkaillaan budjettien toteutumista eli verrataan laadittuja budjetteja todelliseen tilanteeseen. Tässä yksi tapa tapahtuman budjetin laatimiseen:

Budjetin suunnittelu:

Otetaan selvää aikaisempien tapahtumien tuloista ja menoista ja arvioidaan miten ne ovat jakautuneet eri asioiden suhteen aikaisemmin. Esim. selvitetään kuinka paljon keskimäärin asiakkaat kuluttavat alkoholia per naama tapahtuman aikana. Tämän tiedon avulla saadaan osviittaa siitä kuinka paljon anniskelusta tulee mahdollisesti rahaa. Kun tapahtumaa järjestetään ensi kertaa on aikaisemmat tiedot kaivettava muiden samankaltaisten tapahtumien historiasta tai arvioitava omien päätelmien mukaan. Sitä luotettavampi on budjetti mitä luetettavammin on taustatyö budjetin suunnittelussa tehty.

Alustavan budjetin laatiminen:

Kirjataan taulukkomuotoon kaikki mahdolliset tulot ja menot sekä arviot niihin liittyvistä rahasummista. Ohessa WF09 tapahtuman alustava budjettihahmotelma ilman rahasummia. Budjetin laadinnassa kannattaa kiinnittää erityishuomiota yksityiskohtaisuuteen. Esim. markkinointia ei kirjata könttäsummana vaan sen jokainen menoerä kirjataan erikseen. Tämä helpottaa budjetin seuraamista ja myös siinä esiintyvien epäkohtien havaitsemista. Toinen mainitsemisen arvoinen kohta on hätävara. Hätävara on tapahtuman talouden kulmakiviä. Vaikka budjetti on laadittu mahdollisimman tarkasti, aina tulee eteen yllättäviä kuluja/kaikki ei suju suunnitelmien mukaan. Jos hätävaraa ei ole laskettu budjettiin voitte huomata olevanne pulassa. Hätävara summan määrittely riippuu tapahtuman kokonaisbudjetista, mutta perussääntönä hätävaran voisi sanoa olevan 5-10% koko tapahtuman budjetista. Summa kuulostaa isolta, mutta riskien minimointi on yksi budjetoinnin tehtävistä. Budjettia laadittaessa kannattaa kuitenkin muistaa realiteetit, jos rahaa ei jostain tule ei sitä myöskään ole käytettäväksi. Uskotaan omaan tekemiseen, mutta järki pitää pysyä päässä, moni tapahtuma kaatuu tai jää yksivuotiseksi juuri sen takia, että raha asioiden suunnittelu on ollut huolimatonta tai jopa olematonta.

Alustava budjetti WF09

Menot:

Ohjelma

• Juonto
• Bändit

Markkinointi

• Juliste 1000kpl
• flyer 3000kpl
• käyntikortit 120
• lehtimainokset 2kpl
• Ulkomainokset
• käsiohjelma 2500kpl

Järjestyksenvalvonta

• €/hlö +alv

Tilavuokra
Henkilöstökulut

• Ruoka, juoma, vip
• Työntekijät

Sisustuskulut

• Narikan vuokraus
• Pöydät yms

Valot, ääni, lava yms
Hätävara

• Vakuutukset
• Alv
• Odottamattomat kulut

Vessat

• 11kpl ulkovessa
• Invavessa
• Toimitus+ hoito

Yhteensä (€)

Tulot:

• Mainonta
• Bissemyynti
• Lipputulot
• Myyntikoju vuokrat
• Pre-klubit
• Narikka

Yhteensä (€)

Työkustannukset (omavaraisuus)

• 7 opiskelijaa, 800h/per hlö
• 2 opettajaa, 540h
• 1 toimeksiantaja

Yhteensä (€)

Budjetin seuranta ja noudattaminen:

Kun alustava budjetti on valmis sitä seurataan ja yritetään noudattaa. Jos budjettiin on laskettu, että markkinointiin menee 10 000 euroa, niin silloin siihen käytetään 10 000 euroa. Budjetista lipsuminen ohjaa tuhon tielle, ongelmia tulee muustakin kuin budjetin tahallisesta ylittämisestä. Tapahtuman järjestäminen on tiivistahtista puuhaa, jossa asiat muuttuvat nopeasti ja myös alustavaa budjettia tulee rustata uuteen uskoon, jos siihen on tarvetta. Tuntuu sairaalta seurata numeroita ja toimia niiden mukaan, mutta raha määrää.

Budjettiin liittyvät asiat tuntuvat ja ovatkin äärimmäisen puuduttavia ja kainalot kostuttavia, mutta raha-asioiden ollessa kunnossa näette tapahtuman jälkeen kenenkään ei toivottavasti tarvitse tehdä henkilökohtaista konkurrsia ja muuttaa Pattayalle.

Anniskelu, palvelupisteet /muut oheispalvelut

Tapahtumaa ei ole ilman esiintyjiä ja ohjelmaa, tämä on fakta! Mutta mitä olisi tapahtuma ilman asiaankuuluvaa tarjoilua ja palveluita. Hyvät oheispalvelut sisältäen alkoholi ja ruokatarjonnan ovat tärkeässä osassa onnistuneen tapahtuman järjestämisessä. Meininkiin kuuluu että tarjolla on kaljaa muovituopista ja rasvaiset makkispekkikset, unohtamatta metrilakuja. Hyvät oheispalvelut saattavat olla joillekin jopa syy saapua tapahtumaan. Suomalaisethan ei osaa pitää hauskaa ilman viinaa joten anniskelupolitiikan järjestäminen onnistuneesti on erittäin tärkeää. Heikki-Petterin tanssijalka ja huutokapasiteetti jää ilman asianmukaista nesteytystä kokonaan käyttämättä. Koska Suomalaiset eivät voi viinan kiusausta vastustaa on anniskelusta saatavat tulot myös erittäin tärkeitä tapahtumaa järjestävälle taholle. Kaikki haluavat olla vastuullisia tapahtumanjärjestäjiä, joten on alkoholin vastapainoksi tarjottava kansalle myös jotain suolaista. Snack-kojujen pitäjät ovat tärkeitä yhteistyökumppaneita siinä missä viinaministeri ravintoloitsijakin. Lisäksi yleisötapahtumassa on paljon muitakin palvelupisteitä joiden puuttuminen näkyy, mutta kun palvelupisteet on hoidettu hyvin ja sujuvasti ne tuovat tapahtumalle lisäarvoa. Tähän oheispalveluiksi kutsuttuun kategoriaan kuuluvat narikka, lipunmyynti, infopiste ja kaikki myyntikojut. Anniskelun ja muiden palvelupisteiden hoitaminen onnistuneesti edellyttää, että tietää mitä tekee ja tässä olisi joitain vinkkejä ja ehdotuksia miten nämä asiat voi hoitaa.

Yhteistyökumppanin valinta ja kontaktointi

Kaikilla tapahtumilla onoma visio jota järjestäjät seuraavat tai pyrkivät seuraamaan, myös yhteistyökumppaneiden valinnassa tämä kannattaa muistaa. Jos tapahtumasi kävijäkunta on mitä todennäköisimmin täynnä +40 v. rokkikukkoja älä tarjoa heille ituja, myös oheispalveluiden pitää sopia kohderyhmään. Kuten luvat osiossa kerron viinaa saa myydä vain siihen oikeuttavalla luvalla, joten jos lupaa ei omasta hyllystä löydy tarvitaan pätevä luvan omaava kumppani. Kannattaa miettiä kenen kanssa haluaa tehdä yhteystyötä, kenelle haluaa tarjota siivua kalja tai ruokarahoista. Anniskelu on tapahtumissa rahasampo ja siitä saatavilla rahoilla voidaan kattaa muista asioista koostuvia kustannuksia. Helpoin yhteistyökumppani annniskelua hoitamaan on sen alan ammattilainen, ravintoloitsija joka haluaa mukaan tapahtumaan. Kontaktia ottaessa kannattaa pitää ohjat omissa käsissä ja pitää mielessä, että tuleva yhteityökumppani saa anniskeluoikeuden lainaamisestaan korvauksen. Kun järjestetään tapahtumaa paikallisella tasolla on paikallisen yrityksen mukaan ottaminen aina fiksuinta. Molemmat hyötyvät tilanteesta enemmän, lupien saaminenkin on paikallisille toimijoille helpompaa. Muiden tapahtumaan tulevien ulkopuolisten myyjien kohdalla kannattaa toimia ajoissa ja ottaa kontakti mahdollisimman moneen eri vaihtoehtoon. Sanomattakin on selvää, että yhteityökumppanin taustat kannattaa selvittää mahdollisuuksien mukaan. Ruokakoju myyjiä on paljon ja heidän kohdallaan kannattaa olla rehellinen, sanoa mikä on tapahtuman yleisötavoite ja myydä tapahtuma hyvänä mahdollisuutena saada näkyvyyttä ja tienata.

Luvat kuntoon

Ensimmäinen tärkeä asia alkoholia myytäessä on hoitaa paperit Suomen lain vaatimaan kuntoon. Anniskelun järjestämistä varten pitää olla anniskelulupa aivan kuten aina alkoholia myytäessä. Lupaa voi pitää hallussaan anniskelutoimintaa harjoittava elinkeinonharjoittaja sekä yritys tai yhteisö. Eli tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että joko festivaaleja järjestävä taho omaa anniskeluoikeuden tai festivaaleilla suoritettavan anniskelun hoitaa jokin yhteistyökumppani (esim. ravintoloitsija jolta anniskeluoikeus löytyy). Kerran vuodessa ja ensikertaa järjestettävään tapahtumaan haetaan Lääninhallitukselta? tilapäistä anniskelupaa, joka on sidoksissa tiettyyn paikkaan ja voimassa korkeintaan kuukauden. Hakijan tulee täyttää samat vaatimuket kuin toistaiseksi voimassa olevissa anniskelulupa hakemuksissa, tästä syystä alkoholin anniskelua ammattikseen harjoittavan henkilön on fiksuinta hakea myös tilapäistälupaa. Hakemukseen tulee laittaa liitteeksi tapahtuman ohjelma sekä tilan pohjapiirros anniskelualuesuunnitelmineen. Anniskelualue tulee rajata selvästi esim aidalla ja sinne kulkua on pystyttävä valvomaan haukan lailla. Jostain kumman syystä anniskelualueeksi ei hyväksytä koko tapahtumanaluetta, normaali katsomoalue on oltava erikseen.

Anniskelu ei ole ainoa virkavallan luvan vaativa palvelu, myös mahdolliset ruokamyyntikojut tulee olla luvanvaraisia ja jos tapahtuma järjestetään sisätiloissa tulee ruokakojujen olla myös paloturvallisesti sisätiloihin sopivia.

Anniskelu-alue ja siinä työskentely

Mihin se baaritiski sitten kannattaa tyrkätä? Anniskelualue tulee rajata selvästi esim. aidalla ja sinne kulkua on pystyttävä valvomaan haukan lailla.

Alkoholilaki 21c § 3 ja 4 momentti:

”Anniskelupaikassa alkoholijuomia saa anniskella ainoastaan lupaviranomaisen hyväksymällä anniskelualueella, jossa valvonta voidaan tehokkaasti järjestää. Anniskelualueeksi ei saa hyväksyä urheilu-, liikunta-, musiikki- tai muun niihin verrattavan tapahtuman yleistä katsomotilaa. Anniskelualue tulee rajata tai merkitä niin, että raja on asiakkaiden selvästi havaittavissa, jollei anniskelualuetta voida muuten selvästi todeta. Kulkemista anniskelualueelle ja sieltä pois on voitava tehokkaasti valvoa. Lupaviranomaiselle tulee esittää anniskelualueen rajaamista koskeva suunnitelma.”

”Anniskelualuetta voidaan muuttaa luvanhaltijan ilmoituksen perusteella. Anniskelualueen muuttaminen edellyttää kuitenkin lupaviranomaisen luvan, jos muutos on anniskelun valvonnan kannalta merkittävä. Anniskelualueen muuttamisesta säädetään tarkemmin valtioneuvoston asetuksella.”

Jostain kumman syystä anniskelualueeksi ei hyväksytä koko tapahtumanaluetta, normaali katsomoalue on oltava erikseen. Anniskelualue ei myöskään saa olla leveydeltään koko tilan levyinen, lavalle on päästävä kulkemaan ilman, että joutuu astumaan jalallaan anniskelu-alueelle. Optimaalisin paikka baaritiskille on alueella josta näkee ja kuulee sinne missä tapahtuu, mutta alue ei kuitenkaan häiritse absolutistien näkö-tai kuulokenttää. Sisätilatapahtumassa baaritiski ja anniskelu-alue tilan takana tai toisella sivustalla on varmasti fiksuin ratkaisu, kuten usein yökerhoissa. Baarityöskentely tapahtumissa on hektistä, mutta vain ajoittain, suurin osa asiakkaista ostaa juomansa kun ohjelmassa on tauko. Baaritiskillä työskentelevillä on siis kiire, kun valmistaudutaan seuraavaan esiintyjään tai ohjelma on muuten vain tauolla, kun taas ohjelma pärähtää käyntiin pärjää baarissa pienemmällä panostuksella. The Winterfest tapahtumassa olimme varautuneet anniskelun hoitamiseen todella monella työntekijällä, meillä oli yksi työntekijä sataa asiakasta kohti. Vähemmälläkin pärjää, mutta me halusimme varmistaa, että kukaan ei joudu odottamaan juomansa saantia liian kauaa. Tauot eivät ole tapahtumissa oluen mittaa pidempiä, joten kaikille on yritettävä suoda mahdollisuus edes yhteen annokseen.

Anniskelu ja myyntikojurahojen hyödyn maksimointi potenssiin kolme

Yhteistökumppani on ansassa ja on aika sorvata sopimusta, eli päättää kuinka rahat jaetaan. Anniskelusta tulevat tuotot ovat melkeinpä lipputulojen jälkeen seuraavana kun tapahtuman jälkeen lasketaan mistä rahaa on saatu. Parhaat valtit neuvottelupöytään saa kun on itse perillä asioista ja ei anna yhteistyökumppanille pienintäkään epäilyksen aihetta siitä että ei tietäisi mitä on tekemässä. Ota siis asioista itse ennakkoon selvää. Tapahtuman anniskelu, kuten myös muut henkilökuntaa rasittavat työtehtävät on kustannusystävällisesti helpoin hoitaa vapaaehtoistyövoimalla jos mahdollista. Henkilöstön rekrytointiin en tässä puutu, mutta anniskeluntuotto moninkertaistuu, kun siitä ei tarvitse hoitaa välistä palkkoja. Huonoin vaihtoehto anniskelun suhteen on täyden operointi vastuun antaminen yhteityökumppanille, ellei välillänne vallitse Jedimäistä veljellisyyden tunnetta. Te olette se taho, joka antaa heille lisätienestejä ja paikan parrasvaloissa, tilanetta ei kannata ehdoin tahdoin kääntää päälaelleen. Tapahtuman ensisijainen järjestäjä on myös aina viime kädessä vastuussa kaikesta mitä tapahtumapaikalla tapahtuu, joten tästäkin syystä kannattaa itse yrittää osallistua. Perusajatuksena se, että yhteistyökumppanin puolesta tapahtumaan tulee muutama anniskelusta vastuussa oleva alan ammattilainen, heidän lisäkseen tapahtumassa voi työskennellä vapaaehtoisia apulaisia, jotka kuitenkin omaavat kaljan kaatamisen jalon taidon. Rahojen ja vastuun jakaminen on vuorossa kun on selvillä minkälaisella työpanoksella kukin on liikkeellä. Yhteistyökumppaniravintoloitsija on anniskelusta laillisesti vastuussa ja hänen kontolleen jää myös tapahtumasta mahdollisesti yli jäävät juomat. Niiden palauttaminen panimolle tai myyminen hänen edustamalleen yritykselle on lain mukaan sallittua, eli älkää uskoko jos yhteistyökumppani sanoo teille, että heille jää kaikki ylimääräiset juomat. Yhteistyökumppanilla on siis vastuu, mutta te tuotte asiakkaat eli toisin sanoen rahat. Perusajatuksena voisi ajatella voittosuhteen olevan 6/4 tapahtumanjärjestäjän hyväksi. Toki rahat voi jakaa ennalta sovitun könttäsummankin mukaan, mutta kaikille osapuolille rehdeintä on jakaa voitot saavutetun myynnin perusteella.

Muiden myyntipisteiden tai ruokakojujen kanssa kannattaa toimia hieman eritavalla. Heille myyntipaikka kannattaa myydä alunperin lasketun könttäsumman mukaan. Summan voi miettiä vaikka saman kaavan mukaan kuin olette myyneet mainospaikkoja. Eli veloitatte myyntikojusta mainospaikan verran rahaa. Myyntikojuista ei välttämättä tule samalla tavalla rahaa kuin anniskelusta ja sen hoitaminen itse vaatii todella paljon työtä ja ammattitaitoa. Tässä kannattaa todellakin tehdä yhteistyötä ruokaa ammatikseen myyvien kanssa.

Muut oheispalvelut

Yleisötapahtuman viihtyvyys ei koostu pelkästään maksullisista palveluista, vaan oleellinen osa on myös pääohjelmaa ja tarjontaa tukevat palvelut, esimerkiksi lipunmyynti, narikka ja infopiste. Toimipisteitä joista asiakkaat usein valittavat, mutta niiden toimiessa hyvin ne harvoin keräävät erityiskehuja. Jos tapahtuman lippuja on mahdollista ostaa myös tapahtumapaikalta kannattaa lipunmyynti miettiä tarkkaan. Lipunmyyntipisteen tulee olla sopivasti esillä, mutta ei kuitenkaan muiden toimintojen tiellä. Narikka joko toimii tai ei, siihen kannattaa panostaa ja henkilökuntaa tällä pisteellä tulee olla tarpeeksi. Kaikkien tapahtumassa työskentelevien on mahdotonta tietää kaikesta kaikkea, joten sen takia on tärkeää olla olemassa paikka nimeltä infopiste. Infopisteen tarkoitus on antaa informaatiota sitä tarvitseville asiakkaille tai ohjata asiakas ainakin oikeaan osoitteeseen. Infopisteestä löytyy kaikki tarvittavat yhteystiedot palomiehestä... pizzakuskiin. Näihin toimipisteisiin kuluu yllättävän paljon resursseja, mutta kuten jo aikaisemmin totesin niihin kannattaa myös panostaa.

Tapahtumat ovat yleisölle järjestettäviä tilaisuuksia, joissa yleisön halutaan viihtyvän mahdollimman hyvin, tämän vuoksi kaikki asiakaskontaktia sisältävä työ on kultaakin arvokkaampaa. En halua vähätellä näkymätöntä työtä tapahtumien taustalla, mutta siellä missä asiakkaat ovat virheet ja epäkohdat näkyvät helpommin ja myös niiden korjaaminen on vaikeampaa. Toivottavasti tarinointini antaa jollekkin jotain tai ainakin edes herättää jonkun ajattelemaan ”tän jutun kirjottaja ei kyl tiedä mistään mitään ja on aivan pihalla”.