The Winterfest 6.-7.2.2009

Suomessa järjestetään vuosittain tuhansia erilaisia kulttuuritapahtumia. Tapahtumia löytyy joka lähtöön kaikenikäisille, kaikkina vuodenaikoina ja myös kaikenkokoisia. Jo sana kulttuuri pitää sisällään monta eri merkitystä.

Mietittäessä uuden tapahtuman järjestämistä tulee ottaa tarkkaan selvää alueen tarjonnasta, ajankohdan kilpailevista tapahtumista ja alueen asukkaiden/kohderyhmän tarpeesta uuden tapahtuman synnyttämiselle. Resurssien ja puitteiden täytyy olla kohdallaan, jotta ideaa voidaan lähteä tarkemmin suunnittelemaan ja lopulta toteuttamaan. Uuden idean syntyminen saattaa olla vuosien mietinnän ja tutkimusten tulos ja usein hyvätkin ideat joutuvat ikävä kyllä lopulta roskakoriin. Tapahtumalle tarvitaan myös selkeät tavoitteet niin alueellisesti, taloudellisesti kuin tulevaisuudenkin kannalta. Henkilöresurssit uuden tapahtuman rakentamiselle ovat myös avainasemassa suunnittelu vaiheessa.

”The Winterfest on kaksipäiväinen kulttuuritapahtuma Porvoossa, jonka pääpaino on musiikissa. Festivaali järjestetään helmikuun ensimmäisenä viikonloppuna keskelle Pohjolan talvea, ja sen tarkoitus onkin toimia valopilkkuna kylmyyden ja pimeyden keskellä. Musiikki on kevyttä ja niin paikalliset kuin kansalliset huippuartistit tulevat lavalle. The Winterfestin tapahtumapaikkana toimii historiallinen Taidetehdas, jonka akustiikka musiikille on paras mahdollinen. Taidetehtaan tilat mahdollistavat sisäänpääsyn noin 800 hengelle. The Winterfest tapahtuman kohderyhmänä ovat 18–30-vuotiaat nuoret aikuiset.

Tavoitteemme on ravistella Porvoon kaupunki hereille kulttuurillisesta horroksesta kevyen musiikkitarjonnan saralla ja luoda tapahtumalle hyvä pohja seuraaville vuosille. Porvoon kaupungin kulttuurielämän elävöittäminen ja ympärivuotistaminen ovat myös avainsanoja festivaalin idean synnylle.”

Tapahtuman kulku

Tapahtumapaikan rakentaminen aloitetaan aina vähintään muutamia päiviä ennen itse tapahtumapäivää. Mitä kokeneemmat tekijät sitä nopeammassa aikataulussa tapahtumapaikka rakennetaan. Tämä johtunee yhteistyöverkostosta ja luottamuksesta alihankkijoita kohtaan. Uudet tekijät tarvitsevat siis tähän huomattavasti enemmän aikaa, vaikka suunnitelmat olisivatkin jo lähes täydellisesti mitoitettu tapahtumapaikkaan. Oleellisia asioita tilasuunnitteluun ovat ainakin lipunmyynti, narikka, tupakkapaikka, anniskelualue, backstage, vessat, lava, ensiapupiste ja myyntipisteet. Nämä suunnitelmat tulee siis tehdä jo pitkään ennen tapahtuman ajankohtaa, koska matti myöhäisenä saattaa joutua suuriin ongelmiin tilauksien ja lupien kanssa.

"Me aloitimme tapahtuman rakentamisen virallisesti keskiviikkona kun saimme avaimet tapahtumapaikalle. Torstaina paikalle saapui tekniikka ja sen rakentamiseen menikin koko yö. Lava oli jo tässä vaiheessa rakennettu. Vessat, anniskelu, narikat, avaimet backstagelle ja sen rakentaminen, ruokamyyjät tulivat kaikki perjantaina ja tietenkin samaan aikaan, joka aiheutti sellaisen sähellyksen että huhhuh. Kun vielä ensimmäinen bändi ja tietenkin meidän ainoat ulkomaalaiset pöllähtivät paikalle samaan aikaan, oli sähellys jo aikamoista. Tästä kuitenkin selvittiin ja tajuttiin että hermoilu oli ollut täysin turhaa, mutta seuraavalla kerralla tavaroiden saapumisen aikataulutuskin olisi tarpeen!"

Tapahtuman alkaessa kaiken tulee olla valmista. Viimeinen tsekkaus, mahdollisesti lyhyt tiimihengen kohotus ja ei muuta kuin asiakkaat sisään. Tapahtumissa lupa ovien avaamiseen tulee aina pyytää projektipäälliköltä/tuottajalta, joka viime kädessä tietää kaikesta ja pystyy myös eväämään ovien avaamisen, jos kaikki ei ole vielä valmista. Tapahtuman alkaessa kaikilla on omat roolinsa ja vastuualueensa ja usein radiopuhelimet toimivat kommunikoinnin välineenä.

”Johan oli jonoa oven takana kun ne vihdoin aukaistiin tasan klo 17.00. Alku alkoi rauhallisest, mut ilta senkuin kiihtyi esiintyjien myötä! Meno backstagella oli jo ihan mukiinmenevää ja kaikki muukin sujui mukavast ja iisist. Meidän mahtava keksintö RÖÖKITAKIT sai paljon kiitosta ja bändien väleissä takit meni kuin kuumille kiville! Pieni erikoisuus saattaa siis olla erittäinkin positiivista, joten ei muuta kuin mielikuvitus käyttöön!  Illan räjäytti Disco Ensemble ja kyllä, illasta selvittiin ilman minkäänlaista häsellystä tai turhaa hämennystä!! Illan päätteeksi pienet aplodit kaikille ja parannuspuinnit seuraavaa päivää varten ja eikun kaikki päät tyynyyn ja valmistautumaan seuraavan päivän koitokseen.

Seuraava päivä sujui hyvin edellisen päivän kaltaisesti, eikä ongelmia edelleenkään ilmaantunut. Kun ovet lauantaiyönä klo 00.00 sulkeutuivat, oli hymy kaikkien huulilla. Olimme onnistuneet loistavasti ensimmäisen tapahtumamme järjestämisessä! Positiivista palautetta sateli ja kiitospuheen aikana alkoi useammallakin huuli väpättämään. Oli aika ulkoilun ja paineiden purkamisen!”

Tapahtumat eivät lopu järjestäjien puolesta siihen, kun ovet virallisesti suljetaan. Tähän tulee valmistautua jo ennakkoon, jotta energiaa ei kuluteta loppuun ennen ja itse tapahtuman aikana. Loppuselvitys vie useasti vielä monta viikkoa tapahtuman jälkeenkin. Ensimmäisenä tulisi tarkastaa lopullinen budjetti, menot ja tulot ja selvittää, mitä jäi lopulta viivan alle. Riippuen tapahtuman luonteesta tulee tästä usein raportoida jo muutamia tunteja itse tapahtuman jälkeen. 

Tapahtumapaikan purkaminen vie myös jonkin verran aikaa, mutta usein siihen on varattu huomattavasti vähemmän aikaa, kun itse rakentamiseen. Tavaroiden palautus saattaa koitua turhan haastavaksi, jollei tavaroihin ole selkeästi merkitty, mikä on tullut mistäkin. Tämä kannattaa muistaa rakennusvaiheessa! Alihankkijoiden kanssa tulisinkin tehdä selvä sopimus, jossa kaikki hakevat omat tavaransa pois viimeistään tapahtuman jälkeisenä päivänä.

Kävijäpalaute

Kävijäpalaute on tärkeä osa tapahtuman loppuselvitystä ajatellen, jos tapahtumasta on tarkoitus tehdä vuosittainen. Palautetta tulisi kerätä myös yhteistyökumppaneilta, jotta tapahtuman onnistumisesta/epäonnistumisesta saadaan selkeä ja kattava kuva. Tärkeää on miettiä kuinka palautetta kerätään kävijöiltä. Nykypäivänä harva jaksaa täytellä 1 risti 2 taulukoita kännipäissään kotiinlähdön aikaan. Kuitenkin jälkikäteen palautteen kerääminen on myös haastavaa, koska tapahtumajärjestäjällä ei ole asiakastietoja. Kuulopuheet ja jälkikäteen kiitokset kertovat myös omaa tarinaansa, mutta viralliseksi palautteeksi niitä ei voi luokitella.  

Palautelomakkeen teko vaiheessa tulee myös miettiä tarkkaan, mitä tietoa halutaan ja miksi? Mihin kyseinen tieto vaikuttaa ja miten se hyödyttää tulevaisuudessa? Turhia kysymyksiä ja täysin merkityksettömiä asioita on turha kysellä.

”Me kerättiin tietoa palautelomakkeella, joka on se perinteisin keino kerätä palautetta. Palautetta tuli kohtalaisesti ja mikä pisti hymyn naamalle, se oli positiivista suurimmaksi osin! Me kerättiin myös palautetta yhteistyökumppaneilta ja tässä muutamia otoksia palautteista:

Timo Rajakaltio 9.2.: Borgåbladet 

Ville,
olemme mielellämme mukana teidän jutussa myös tulevaisuudessa. Teidän
tapanne hoitaa asioita on kiitoksen arvoista. Se että tapahtumassa ei ollut
enempää väkeä ei varmastikaan johtunut teistä. Eka kerta on aina kaikessa se
vaikein....
Tsemppiä
Timi
Borgåbladet

Thomas Hellgren 10.2.2009: GDT lead singer

Hi Erno! And possibly Hablo too? 

Wanted to start out by saying thanks a lot for a great time in Porvoo!
You really got us feeling welcome, even though we were obnoxoius
"Svantes"from Sweden who deserved to be punched in the face... Say hello
and give our thanks to the rest of the crew too!

....

By the way, were you´re satisfied with everything yourselves? I my
opinion you should be, from what we saw everything felt really
professional and organized.

Take care for now, and a huge God Damn Thanks from me and the band!
/Thomas, GDT

Kaikista positiivisen ja mieltä lämmittävin palaute tuli erään bändin managerilta, joka kehui backstage järjestelyitä jopa paremmiksi kuin Porin Jazzeilla!!”

Johtajuus

Johtajuus on vuorovaikutusta, jonka avulla vaikutetaan muiden ryhmän jäsenten asenteisiin ja toimintaan. Johtajuudella tarkoitetaan toimintaa, jolla tulisi tukea ryhmän tavoitetta ja ottaa huomioon ryhmän ja sen jäsenten tarpeet. Johtajan vaikutusvalta tuo mukanaan vastuuta ja odotuksia. Ryhmä voi esimerkiksi odottaa, että johtaja 

• organisoi koko ryhmätilannetta ja koordinoi ryhmän menettelytapoja
• arvioi kriittisesti ryhmän suorituksia
• ohjaa ryhmää suunnittelemaan tavoitteen saavuttamiskeinoja sekä arvioimaan omaa toimintaansa
• kehittää ryhmän ilmapiiriä ja suhteita, pystyy hallitsemaan konflikteja ja rohkaisee ryhmän jäseniä osallistumaan
• edustaa ryhmää ulospäin ympäröivään organisaatioon.

Hyvä johtaja on ammattitaitoinen, yhteistyökykyinen, rehellinen, kannustava ja motivoiva. Hyvä johtaja ei tuomitse virheistä vaan opettaa tekemään oikein ja kannustaa yrittämään uudelleen. Hänellä on myös auktoriteettia ja työntekijät kunnioittavat häntä niin kuin hänkin heitä. Hyvä johtaja on valmis tekemään vaikeitakin päätöksiä ja myöntämään myös virheensä. Hyvä johtaja kuuntelee työntekijöitään ja antaa heille vastuuta.

” Pohdiskelin projektin alkuvaiheessa paljon kysymystä millainen on hyvä johtaja? Miten hyvä johtaja käyttäytyy ja miten saada työntekijät motivoitua ja antamaan kaikkensa työlleen? Multa puuttui ammattitaito, joka tuo mukanaan auktoriteettia ja kunnioitusta. Päädyin pohdinnoissani kuitenkin siihen, että kaiken tämän tulisin oppimaan projektin aikana ja asetin sen myös tavoitteeksi itselleni. Onneksi kaikissa projekteissa on kuitenkin vielä ylin johto (itsehän olin vain projektipäällikkö) jonka tehtävänä on tehdä viime kädessä päätökset asioista. Useasti sanotaan, että johtajaksi synnyttään, mutta toisinaan se kyllä menee niinkin että johtajaksi joudutaan.” 

Projektipäällikkö

Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman mukaisesta työskentelystä: tuloksista, aikatauluista, työmääristä, kustannuksista, laadusta sekä suunnitelmallisuudesta. 

Projektipäällikkö vastaa projektista johtoryhmälle. Päällikkö toimii yhteyshenkilönä myös projektin muiden sidosryhmien välillä, esimerkiksi ohjaajien ja muiden ryhmien välillä. 

Tässä karkeasti projektipäällikön tehtäviä:

• projektisuunnitelman teko
• vaihe- ja tehtäväsuunnittelu
• aikataulut
• resurssien suunnittelu
• dokumentoinnin suunnittelu
• työskentelyn valvonta
• edistymisen raportointi
• laadun varmistaminen
• kustannussuunnittelu
• riskien hallinta
• muutosten hallinta
• kokouksien järjestäminen
• yhteishengen luominen
• asiakassuhteiden hoito

” Enhän mä näin ekakertalaisena ihan tajunnut, että noista kaikista asioista mun pitäis vastata, joten otin tietty ittelleni myös miljoona muuta vastuu aluetta ja sehän ei nyt ihan hirveen fiksuu ollut. Jälkiviisaana projektipäällikön tulis siis vaan hoitaa noita edellä mainittuja asioita eikä juosta jakamassa ympäri kaupunkia julisteita yms. yms. Yks haaste mun työskentelyssä oli meidän tiivis kaveriporukka vapaa-ajalla. Seitsemän hengen ryhmästä viisi meistä vietti tiiviisti aikaa myös koulun ulkopuolella, kolme meistä jopa asui yhdessä. Yritä siinä nyt sitten olla hieman veemäinen ja avautua jos asiat ei etene! Tein sen pahimman virheen minkä voi ja otin etenemättömät asiat itselleni hoidettaviks”

Ryhmähenki

Ryhmähenki on avain sana projektin onnistumiselle ja työn edistymiselle. Jos kaikki pelaajat eivät pelaa kohti yhteistä pokaalia, on haastavaa päästä korokkeelle keräilemään aplodeja. Pahin vastustaja projektityöskentelyssä on ryhmähenki. Sen kärsiessä koko homma kärsii. Kaikki eivät myöskään ole joukkuepelaajia vaan joukossa on yleensä myös yksilösuorittajia, joka asettaa aina työskentelylle omat haasteensa, mutta toisaalta myös tasapainottaa tilannetta.

Jokainen tietää kuinka tärkeätä onnistumiselle on positiivisen ja negatiivisen palautteen anto. Meillä suomalaisilla on kuitenkin tapa, että palautetta annetaan vain negatiivisessa mielessä, ja vasta kun on jo myöhäistä korjata asiaa. Olen kuullut monta luentoa palautteen antamisesta esimerkiksi hampurilaismenetelmällä ja sen vaikutuksista työntekijöihin ja työympäristöön. Projektityöskentelyn hektisyys kuitenkin usein vaikeuttaa palautteen antamista ja varsinkin palautteen antamisen suunnittelua. 

”Jälkikäteen on helppo pohtia, miksi tämäkin asia unohtui projektimme tiimellyksessä. Myös pelisääntöjä luodessamme sovimme, että ryhmänkeskeiset palaverit ovat myös palautteenantoa varten. Se jäi toteuttamatta. Palautteemme toisillemme oli usein vain negatiivista. Positiivisen palautteen määrä jäi vähäiseksi ja tuli esille vain sivulauseissa. Tähän minun olisi pitänyt kiinnittää enemmän huomiota, mutta omiin tehtäviini omistautuneena en huomannut asiaa lainkaan. Annoin itse palautetta itselleni niin hyvässä kuin pahassa ja minulle se riitti hyvin. Myös ympäristö, jossa suurin osa ryhmäläisistä on poikia, aiheutti tilanteen, jossa positiivisen palautteen antamista ei koettu niin tärkeäksi osaksi onnistumista.”

Aikataulu

Aikataulutuksen lähtökohtana ovat rajoitteet ja resurssit. Ja niin kuin aina, hyvä ja tarkkaankin määritelty aikataulu saattaa pettää jossain vaiheessa, joten aina kannattaa pelata varman päälle!
Projektin alkaessa tulisi ensiksi:

• arvioida eri tehtävien työmäärät (päivinä),
• määritellä tehtävien väliset riippuvuudet,
• valita henkilöt eri tehtäviin ja arvioidaan kuluva kalenteriaika (riippuu henkilöstä!) ja
• sijoittaa tehtävät kalenteriin – käytännössä projektihallintaohjelmaan: kuka tekee, milloin alkaa, milloin päättyy.

Huomaa: tehtävän kesto riippuu resursseista, mutta resurssien lisääminen ei välttämättä nopeuta tehtävää samassa suhteessa. Aikataulussa pysyminen ei aina ole vain työntekijöistä kiinni vaan usein myös ns. toissijaiset tekijät aiheuttavat aikataulun venymisen. Tapahtumaa järjestettäessä 100% varmaa aikataulua ei ole edes olemassa, vaan lähes aina on improvisoitava, varsinkin itse tapahtuman aikana! Tapahtumaa järjestettäessä ensin kannattaa varmistaa taloudellinen tilanne ja taustat ja kartoittaa esiintyjien/osallistujien saatavuus ja vasta sen jälkeen aloittaa järjestelmällinen suunnittelu.

”Winterfestin aikataulussa oltiin koko ajan hieman jäljessä, mutta tässä käytännön esimerkki aikataulutuksesta, joka ei ole kovinkaan hääppöinen koska voimavaroja ja työnmäärää ei ole ennalta arvioitu! Myös kaiken aikaistaminen vähintään muutamalla kuukaudella olisi ollut enemmän kuin tärkeetä.”

Syyskuu 2008

• Riski-ja brändiryhmä mukaan projektiin
• Yhteistyökumppanuushakemukset liikkeelle
• Hankehakemukset 
• Anniskeluluvan selvittäminen
• Segmentointistrategia
• Tilaselvitys/käytettävissä olevien tilojen ja alueiden kartoitus
• Esiintyjä kartoitus ja varaukset

Lokakuu 2008

• Markkinointisuunnitelman ensimmäinen versio
• Preklubi suunnittelu
• Markkinointi alkaa
• Tuotesuunnitelma
• Riskienhallintasuunnitelma valmis
• Brändi-ryhmä valmis omassa tehtävässään
• Bändi kiinnitykset

Marraskuu 2008

• Yhteistyökumppanit mukaan suunnitteluun
• Markkinointi vahvistuu, valmis versio markkinointisuunnitelmasta
• Bändit lyöty lukkoon
• Lipunmyynti alkaa

Joulukuu 2008

• Preklubi 3.12.2008 ravintola Onnela
• Lisätyövoiman rekrytointi
• Tilan sisustussuunnitelma 
• Markkinointi vahvistuu
• Lipunmyynti 

Tammikuu 2009

• Preklubi 21.1.2009 ravintola Onnela
• Tilan sisustus
• Markkinointi
• Tarpeiden ostaminen esim. backstage yms.

Helmikuu 2009

• Markkinointi 
• Lipunmyynti 
• THE WINTERFEST 09!
• Jälkimarkkinointi
• Osallistujapalautteiden tutkiminen ja tapahtuman kehittämistyö
• Loppuraportit
• Opinnäytetyöt

"Winterfestin työjako tehtiin jo hyvissä ajoin alkusyksystä ja tilanteita kartoitettiin jo edeltävänä keväänä. Meidän onneksemme meitä oli niinkin paljoin kuin 7 henkilöä työstämässä tapahtumaa, kun usein tapahtumaa järjestettäessä yksi henkilö joutuu pitkälti vastaamaan koko alkutuotannosta. Rooleja pyrittiin noudattamaan pyyteettömästi. Alkuunsa ei jaettu laisinkaan projektipäällikön paikkaa, mutta hyvin pian yhteisellä päätöksellä Suvi valittiin tähän pestiin. Tässä kaikkien ryhmän jäsenien vastuualueet: Suvi projektipäällikkö, Ville markkinointipäällikkö, Erno ohjelmavastaava, Hablo viestintäpäällikkö, Matti turvallisuus- sekä lupavastaava sekä Eero ja Kaisa sponsorit ja yhteistyökumppanit.”